URAIN TUGAS KEP.TU

1
URAIAN TUGAS
DAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
( SOP )
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS ANDALAS
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS ANDALAS
TAHUN 2005
2
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat
dan karunia-Nya, penyusunan Uraian Tugas dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Fakultas
Teknik Universitas Andalas Tahun 2004/2005 telah dapat diselesaikan. Penyusunan uraian tugas
dan SOP ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan akan adanya prosedur operasional standar
yang dapat membantu kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan kerja Fakultas Teknik Unand..
Uraian tugas dan SOP ini dapat menjadi pedoman bagi pejabat struktural, non Esselon dan
pegawai dalam menjalankan tugas sehari-hari.Uraian tugas dan SOP ini masih harus disempurnakan
secara terus menerus dan dilaksanakan secara sistematis dalam rangka menciptakan tertib
administrasi yang baik.
Demikianlah uraian tugas dan SOP ini kami buat dengan harapan dapat membantu ke arah
perbaikan manajemen lingkungan kerja di Universitas Andalas, khususnya Fakultas Teknik. Kritik
dan saran untuk perbaikan ke depan sangat kami harapkan.
Padang, Desember 2005
Tim Penyusun
3
DAFTAR ISI
I. STRUKTURAL
URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN
1. Dekan ................................................................................................
2. Pembantu Dekan I.............................................................................
3. Pembantu Dekan II............................................................................
4. Pembantu Dekan III ..........................................................................
5. Kabag Tata Usaha .............................................................................
II. BAGIAN PENDIDIKAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kasubag Pendidikan..........................................................................
2. Kepala Urusan Registrasi Akademik ................................................
3. Kepala Urusan Administrasi dan Sarana Perkuliahan ......................
4. Kepala Urusan Data Akademik.........................................................
B. KEGIATAN
1. Pendaftaran Ulang.............................................................................
2. Kartu Rencana Studi .........................................................................
3. Perbaikan Kartu Rencana Studi ( PKRS ).........................................
4. Rekapitulasi Mata Kuliah..................................................................
5. Kartu Peserta Ujian ...........................................................................
6. Kartu Hasil Studi ( KHS ) .................................................................
7. Wisuda ..............................................................................................
8. Ujian Tengah dan Akhir Semester ....................................................
9. Pengawas Ujian.................................................................................
10. Seksi Panitia Pelaksana Ujian...........................................................
11. Tim Monitoring Ujian.......................................................................
12. Sidang Tugas Akhir ..........................................................................
13. Perkuliahan........................................................................................
III. BAGIAN UMUM DAN PERLENGKAPAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kasubag Umum dan Perlengkapan...................................................
2. Kepala Urusan Perlengkapan............................................................
3. Pelaksana Gudang ............................................................................
4. Pelaksanaan Pemegang Barang.........................................................
5. Pengelola Inventaris Barang .............................................................
6. Kepala Urusan Tata Usaha................................................................
7. Pelaksana Tata Usaha........................................................................
8. Sekretaris Dekan ...............................................................................
9. Agenda Surat.....................................................................................
10. Kepala Urusan Rumah Tangga .........................................................
11. Piket Siang / Malam..........................................................................
12. Petugas Kebun...................................................................................
B. KEGIATAN
1. Pengadaan Untuk Barang / Jasa ..........................................................
2. Permintaan Bahan Habis Pakai dan Praktikum ke Rektorat ................
3. Permintaan dan Pengeluaran Barang Habis Pakai di Lingkungan
Fakultas Teknik....................................................................................
4
4. Pendistribusian Barang Inventaris baru Kantor ..................................
5. Pemberian Kodifikasi Barang .............................................................
6. Peminjaman Barang Inventaris untuk Kepentingan Dinas ..................
7. Pembuatan Daftar Inventaris Ruangan ................................................
8. Perbaikan Barang Inventaris ...............................................................
9. Tamu Pimpinan ...................................................................................
10. Surat Masuk .........................................................................................
11. Surat Keluar .........................................................................................
12. Pemakaian Ruang Sidang Dekanat ......................................................
13. Pemakaian OHP / Wirelless.................................................................
14. Pemakaian Telepon..............................................................................
15. Pengoperasian Faksimile ....................................................................
16. Kerja Sopir pimpinan...........................................................................
17. Pemakaian Mobil Dinas Untuk Keperluan Dinas ................................
18. Pemakaian Mobil Dinas Keluar Daerah...............................................
19. Service Kendaraan ...............................................................................
IV. BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian ................................................. .
2. Urusan Kepegawaian Tenaga Akademik.............................................. .
3. Urusan Kepegawaian Administrasi....................................................... .
4. Pembuat Daftar Gaji.............................................................................. .
5. Juru Bayar Gaji ..................................................................................... .
6. Juru Bayar DIPA DIK (Rutin) .............................................................. .
7. Juru Bayar DIPA DIKS (SPP/DPP)...................................................... .
8. Juru Bayar DIPA (DBO)....................................................................... .
9. Juru Bayar Forum HEDS ......................................................................
10. Juru Bayar HEDS- PER GRASE..........................................................
11. Juru Bayar Non Reguler........................................................................
12. Pencatat Pembukuan .............................................................................
B. KEGIATAN
1. Pengajuan Kenaikan Pangkat Pegawai ................................................
2. Pengurusan Kenaikan Pangkat Dosen ..................................................
3. Perencanaan Kebutuhan Tenaga ..........................................................
4. Kenaikan Gaji Berkala ( KGB ) ............................................................
5. Pembuatan Tabungan Pensiun (TASPEN) ...........................................
6. Pembuatan KARPEG ...........................................................................
7. Pembuatan KARIS, KARSU ................................................................
8. Surat Keterangan untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP4 ) ....
9. Pembuatan DP3.....................................................................................
10. Pembuatan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)..................................
11. Penerbitan SK Tugas Belajar di luar negeri..........................................
12. Penerbitan SK Tugas Belajar di dalam negeri ......................................
13. Daftar Urut Kepangkatan ( DUK )........................................................
14. Cuti Pegawai .........................................................................................
15. Pensiun PNS / Meninggal Dunia ..........................................................
16. Mutasi Pegawai .....................................................................................
17. Penyelesaian Kasus Perceraian Pegawai Negeri...................................
18. Pemeriksaaan Pembinaan Pegawai Indisipliner....................................
19. Hukuman Disiplin.................................................................................
20. Pengusulan dan Pembayaran Gaji Pegawai ..........................................
5
21. Pembayaran SPP/DPP DIPA ...............................................................
22. Pembayaran Dana Biaya Operasional (DBO) ......................................
23. Permintaan Dana Praktikum Jurusan ....................................................
24. Permintaan Dana Dan Pembayaran Non Reguler .................................
25. Permintaan Dana SPP/DPP...................................................................
26. Pembuatan Kwitansi .............................................................................
27. Pembuatan SPK ....................................................................................
V. BAGIAN KEMAHASISWAAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni ................................ .
2. Urusan Kemahasiswaan dan Alumni .................................................... .
B. KEGIATAN
1. Surat Keterangan Kuliah....................................................................... .
2. Permohonan Berhenti Kuliah Sementara..............................................
3. Permohonan Aktif Kuliah .....................................................................
4. Surat Keterangan Terdaftar...................................................................
5. Surat Keterangan Pembuatan KTM Hilang ..........................................
6. Calon Penerima Beasiswa.....................................................................
7. Surat Pengantar Beasiswa .....................................................................
8. Pemilihan Mahasiswa Berprestasi ........................................................
9. Lomba Karya Tulis Ilmiah ( LKTI ) .....................................................
10. Pembuatan Database Alumni ................................................................
11. Pengumpulan Dana dari Orang Tua Mahasiswa ( POTMATEK) ........
12. Pengurusan Permintaan Dana Persatuan Orang Tua Mahasiswa
Fakultas Teknik ( POTMATEK) ..........................................................
VI. JURUSAN
URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN
1. Kajur
2. Sekjur
6
I. STRUKTURAL
URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN
1. Dekan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
DEKAN
NOMOR DOKUMEN
1/SOP-FTUA/2005
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 NOVEMBER 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Dekan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
1. Sebagai pemimpin Fakultas dengan tugas penyelenggaraan
Pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
2. Membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi,
administrasi fakultas.
3. Bertanggung jawab kepada Rektor.
WEWENANG
1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
2. Menentukan prioritas pekerjaan.
3. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang
relevan.
4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
5. Merekomendasi dan menandatangani surat-surat dan dokumen dinas
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Memberi nilai dan menyetujui DP3 bawahan.
7. Meminta petunjuk atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan rumusan kebijaksanaan.
2. Kebenaran dan ketepatan rumusan sasaran.
3. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja.
5. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja.
6. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
8. Kedisiplinan bawahan.
9. Ketepatan pendayagunaan ATK dan APK.
7
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Merumuskan kebijaksanaan dengan persetujuan Senat Fakultas sebagai
pedoman pelaksanaan tugas.
2. Merumuskan saran yang hendak dicapai dalam penyelenggaraan
/pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi.
3. Menyusun rencana dan program kerja Fakultas sebagai pedoman
pelaksanaan tugas.
4. Membagi tugas kepada bawahan langsung sesuai dengan bidang
tugasnya.
5. Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
6. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas-tugas bawahan agar terjalin
kerjasama yang baik.
7. Membina bawahan untuk meningkatkan kemampuan dan disiplin.
8. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar pelaksanaannya sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
9. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan untk mengetahui
permasalahan dan penanggulangannya.
10. Menilai prestasi kerja bawahan dalam rangka pembinaan karir.
11. Menetapkan kebijaksanaan operasional dalam rangka pelaksanaan
Tridharma Perguruan Tinggi.
12. Menjalin dan membina kerjasama dengan instansi/lembaga badan
swasta dan masyarakat.
13. Membina dosen, mahasiswa, tenaga administrasi Fakultas untuk
meningkatkan kemampuannya.
14. Memberikan pelayanan terhadap lembaga/instansi dan masyarakat
dalam bidang tugasnya.
15. Menelaah peraturan perundang-undangan yang relevan dengan
tugasnya untuk penjabaran dalam pelaksanaanya.
16. Menyusun laporan Fakultas sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas pada tiap waktu yang ditentukan.
17. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang
tugasnya.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : IV/a
Pendidikan Formal : Sarjana S-2
Bidang Fakultas dan mempunyai kemampuan
manajerial.
HUBUNGAN KERJA
1. Rektor
2. Dekan-dekan di lingkungan Universitas Andalas.
3. Pembantu Dekan di lingkungan Fakultas.
4. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
8
2. Pembantu Dekan I
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PEMBANTU DEKAN I
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pembantu Dekan I Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
2. Bertanggung jawab kepada Dekan.
WEWENANG
1. Meminta petunjuk atasan.
2. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
3. Menentukan prioritas pekerjaan.
4. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang
relevan.
5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen
dinas sesuai dengan ketentuan.
6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja.
5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
7. Kedisiplinan bawahan.
9
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Menyusun rencana dan program kerja Fakultas bidang pendidikan,
pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama sebagai
pedoman pelaksanaan tugas.
2. Memberikan tugas kepada bawahan langsung sesuai dengan
bidangnya.
3. Memberikan arahan kepada bawahan langsung untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.
4. Mengkoordinasi bawahan langsung agar terjalin kerjasama yang baik.
5. Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin.
6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui
permasalahan dan penanggulangannya.
7. Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan
karir.
8. Menelaah peraturan perundang-undangan dibidang akademik untuk
penjabaran pelaksanaannya.
9. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran,
penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama untuk kelancaran
tugas.
10. Memberikan layanan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta kerjasama.
11. Melaksanakan pembinaan dosen pada Fakultas melalui lanjutan studi,
seminar, lokakarya, kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan
akademiknya.
12. Memotivasi dosen untuk melakukan kegiatan penelitian dan
pengabdian masyarakat untuk terlaksananya kegiatan Tridharma
Perguruan Tinggi.
13. Menyusun petunjuk teknik pelaksanaan kegiatan dibidang pendidikan
dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat serta kerjasama
sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
14. Menyusun laporan dibidangnya sesuai dengan hasil yang dicapai
sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : III/d
Pendidikan Formal : Sarjana S-2
Bidang Administrasi Pendidikan dan mempunyai
kemampuan manajerial.
HUBUNGAN KERJA
1. Dekan.
2. PD II dan PD III dilingkungan Fakultas.
3. PR I Universitas Andalas.
5. Ketua Jurusan.
6. Kepala Bagian Tata Usaha.
7. Kepala Sub Bagian Pendidikan.
8. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
10
3. Pembantu Dekan II
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PEMBANTU DEKAN II
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pembantu Dekan II Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan dibidang Keuangan dan administrasi umum.
2. Bertanggung jawab kepada Dekan.
WEWENANG
1. Menentukan prioritas pekerjaan.
2. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang
relevan.
3. Meminta petunjuk atasan.
4. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen
dinas sesuai dengan ketentuan.
6. Memberi nilai dan atau menyetujui DP3 bawahan.
7. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja.
5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
7. Kedisiplinan bawahan.
8. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang, sarana dan prasarana
11
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Menyusun rencana dan program kerja dibidang keuangan dan
administrasi umum.
2. Memberikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
3. Memberikan arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.
4. Mengkoordinasikan bawahan agar terjalin kerjasama yang baik.
5. Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin.
6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui
permasalahan dan penanggulangnnya.
7. Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan
karir.
8. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang keuangan dan administrasi
umum.
9. Menyusun anggaran dan kebutuhan sarana dan prasarana Fakultas
untuk diajukan ke universitas.
10. Menelaah peraturan perundang-undangan dibidang keuangan dan
administrasi umum.
11. Menentukan prioritas penggunaan dana, sarana dan prasarana Fakultas
untuk kelancaran tugas.
12. Memberikan layanan teknis dibidang keuangan dan administrasi
umum.
13. Menyusun petunjuk teknis dibidang keuangan dan administrasi umum.
14. Melakukan pembinaan pegawai administrasi Fakultas melalui lanjutan
studi, penataran/kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan.
15. Menyusun laporan pelaksanaan tugas bidang keuangan dan
administrasi Fakultas berdasarkan hasil yang dicapai sebagai
pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
16. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : III/d
Pendidikan Formal : Sarjana S-2
Bidang Administrasi & Keuangan dan mempunyai
kemampuan manajerial.
HUBUNGAN KERJA
1. Dekan
2. PR II dilingkungan Universitas.
3. PD I dan PD III dilingkungan Fakultas
4. Kepala Bagian Tata Usaha.
5. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan.
6. Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian.
7. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
12
4. Pembantu Dekan III
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PEMBANTU DEKAN III
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan
dibidang pembinaan kemahasiswaan, pelayanan kesejahteraan
mahasiswa dan alumni.
2. Bertanggung jawab kepada Dekan.
WEWENANG
1. Menentukan prioritas pekerjaan.
2. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
3. Meminta kelengkapan data informasi.
4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen
dinas sesuai dengan ketentuan.
6. Meminta petunjuk atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja.
5. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja.
6. Kerahasiaan data dokumen kerja.
7. Kebenaran dan kelengkapan laporan.
13
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Menyusun rencana dan program kerja bidang pembinaan dan
pelayanan kemahasiswaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
3. Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
4. Mengkoordinasi bawahan agar terjalin kerjasama yang baik.
5. Mengkoordinasi bawahan agar terjalin kerjasama yang baik.
6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui
permasalahan dan penanggulangannya.
7. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan karier.
8. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pembinaan serta
kesejahteraan mahasiswa.
9. Memberikan layanan teknis dibidang pembinaan serta kesejahteraan
mahasiswa.
10. Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan dibidang pembinaan serta
pelayanan kesejahteraan mahasiswa sebagai pedoman pelaksanaan
tugas.
11. Menelaah peraturan perundang-undangan dibidang kemahaiswaan
untuk penjabaran pelaksanaannya.
12. Melakukan pembinaan kelembagaan mahasiswa sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : III/d
Pendidikan Formal : Sarjana S-2
Bidang Kemahasiswaan dan mempunyai kemampuan
manajerial.
HUBUNGAN KERJA
1. Dekan.
2. PD I dan PD II dilingkungan Fakultas.
3. PR III dilingkungan Universitas.
4. Kepala Bagian Tata Usaha.
5. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan.
6. Hubungan kerjasama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
14
5. Kabag Tata Usaha
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KABAG TATA USAHA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kabag Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
Bertugas memimpin tugas-tugas administrasi antara lain :
Administrasi akademik, administrasi keuangan dan kepegawaian,
administrasi umum dan perlengkapan dan administrasi kemahasiswaan
dan alumni.
WEWENANG
1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
2. Menentukan prioritas pekerjaan.
3. Meminta petunjuk atasan.
4. Memberi nilai DP3 bawahan.
5. Memaraf dan menandatangani surat-surat dinas sesuai dengan
ketentuan.
6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
7. Menyetujui cuti/izin bawahan.
TANGGUNG JAWAB
1. Ketepatan kebenaran dan program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kebenaran dan ketepatan bahan kerja.
4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja.
5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
6. Kedisplinan bawahan.
7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
8. Ketepatan pendayagunaan ATK dan APK.
9. Kebenaran dan kelengkapan laporan.
15
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
13. Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
14. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian untuk
mengembangkan ilmu pengatahuan, teknologi dan kesenian.
15. Melaksanakan administrasi pengabdian kepada masyarakat
Pembina aktivitas akademika dan urusan tata usaha Fakultas.
16. Menilai pretasi kerja bawahan dilingkungan bagian Tata Usaha
Fakultas Teknik Universitas Andalas untuk dijadikan bahan
pembinaan karir bawahan yang bersangkutan.
17. Menghimpun, menelaah dan menyebarluaskan peraturan
perundang-undangan yang berhubungan dengan Fakultas.
18. Memelihara kebersihan, keindahan dan keamanan (K3) ruang
kantor gedung kuliah/labor dan fasilitas umum lainnya.
19. Mengurus rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan lainnya.
20. Melaksanakan urusan perlengkapan yang meliputi perencanaan
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan inventarisasi
dan usul penghapusan barang perlengkapan.
21. Mempersiapkan/melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi
penyusunan formasi, pengadaan, usul mutasi, pembinaan dan
kesejahtaraan pegawai.
22. Melaksanakan urusan keuangan yang meliputi penyusunan
anggaran, penggunaan, pelaksanaan anggaran dan memonitor
pelaksanaan anggaran.
23. Menyusun acuan untuk bahan penyusun anggran resmi dan
penggunaan SPP/DPP dan pembangunan.
24. Melaksanakan administrasi hubungan masyarakat dan kerjasama
dengan pihak lainnya.
25. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan administarsi
umum yang meliputi bidang ketata usahaan, kerumah tanggaan,
akademik, kepegawaian dan perlengkapan dilingkungan Fakultas
Teknik Universitas Andalas.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : III/d
Pendidikan Formal : Sarjana S-1
Bidang Administrasi kependidikan dan mempunyai
kemampuan manajerial.
HUBUNGAN KERJA
1. Dekan.
2. PD I, PD II dan PD III di lingkungan Fakultas.
3. Kasubag di lingkungan Fakultas.
4. Kajur di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
5. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
16
II. BAGIAN PENDIDIKAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kasubag Pendidikan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KASUBAG PENDIDIKAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kasubag Pendidikan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan menilai
pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Kasubag Pendidikan serta
melaksanakan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian,
pengabdian masyarakat fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku
untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Menegur bawahan langsung yang lalai melalaksanakan tugas.
2. Meminta petunjuk atasan
3. Menentukan prioritas perkerjaan
4. Memberi nilai DP3 bawahan.
5. Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai ketentuan.
6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
7. Menyetejui /menolak permohonan cuti/izin bawahan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan kelengkapan rencana program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kebenaran dan ketelitian bahan kerja.
4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja.
5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
6. Kedisiplinan bawahan.
7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
8. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
17
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Melakukan/menyusun program kerja sub bagian pendidikan di
bidang administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian.
2. Mempersiapkan bahan penyusunan rencana, program dan kalender
akademik .
3. Menghimpun dan mengklasifikasikan data/informasi di bidang
kurikulum, silabus dan membuat statistik mahasiswa per tahun.
4. Menyusun jadwal perkuliahan, praktikum dan ujian serta mengurus
sarana pendidikan..
5. Mempersiapkan bahan informasi untuk evaluasi studi dan
mengurus ijazah, promosi doktor, pengukuhan guru besar dan
pertemuan ilmiah.
6. Mencatat daftar hadir dosen yang memberi kuliah serta
mengumpulkan daftar hadir mahasiswa.
7. Menyimpan hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
8. Membantu/melaksanakan kegiatan ilmiah/akademik yang berkaitan
langsung/tidak langsung dengan penyelenggaraan program
pendidikan yang ada di Fakultas Teknik.
9. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi pelaksanaan
kunjungan studi banding dari perguruan tinggi atau instansi lain
mengenai mengenai pendidikan, penelitian dan pengabdian yang
dilaksanakan Fakultas Teknik.
10. Membuat buku induk mahasiswa.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : III/c
Pendidikan Formal : Sarjana S.1
Bidang Kependidikan dan mempunyai kemampuan
manajerial.
HUBUNGAN KERJA
1. PD I.
2. Kabag TU,
3. Hubungan kerja antara sub bagian jurusan.
4. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
18
2. Kepala Urusan Registrasi Akademik
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KEPALA URUSAN REGISTRASI AKADEMIK
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Urusan Registrasi Akademik
TUGAS POKOK
Membagi tugas, melaporkan serta mempertanggungjawabkan tugas
bawahan kepada Kasubag Pendidikan di bidang registrasi akademik untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang registrasi.
2. Meminta petunjuk atasan tentang teknis pelaksanaan registrasi
mahasiswa.
3. Membagi tugas dan memberikan arahan pada bawahan tentang
pelaksanaan registasi mahasiswa.
4. Membantu kesulitan-kesulitan teknis bawahan yang menjadi tanggung
jawabnya.
5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah
ditetapkan.
6. Melaporkan hasil registrasi mahasiswa pada atasan yang menjadi
tanggung jawabnya..
7. Melaporkan kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya.
TANGGUNG JAWAB
Memastikan prinsip-prinsip berikut dipenuhi dalam pelaksanaan kegiatan
urusan registrasi akademik:
1. Kebenaran dan kelengkapan rencana program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kebenaran dan ketelitian bahan kerja.
4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja.
5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
6. Kedisiplinan bawahan.
7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
8. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.Kerahasiaan
surat, dokumen, data dan informasi.
9. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas
19
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Membagi tugas, mengarahkan dan mengkoordinir pelaksanaan
tugas bawahan bidang registrasi
2. Melaporkan prestasi kerja bawahan di bidang tugasnya untuk
dijadikan bahan pembinaan karier bawahan yang bersangkutan.
3. Membuat surat pemberitahuan perkuliahan & kalender akademik
4. Mengkoordinir dan membantu bawahan tentang teknis pelaksanaan
tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang
ditetapkan pimpinan.
6. Melaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa lama & baru
7. Memeriksa hasil perbaikan KRS mahasiswa dari setiap jurusan dan
melaporkan kepada atasan.
8. Membuat dan mencetak kalender akademik di Fakultas dan
mengkordinasikan pada semua jurusan.
9. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan yang sesuai
dengan bidang tugasnya.
10. Melayani mahasiswa dalam proses perkuliahan
11. Memberikan pengarahan pada bawahan tentang proses dan cetak
daftar perkuliahan semua jurusan.
12. Memproses nilai mahasiswa lama dan baru setiap jurusan
13. Memeriksa hasil KRS mahasiswa sesuai dengan kurikulum yang
ditetapkan pimpinan.
14. Membuat laporan rekapitulasi tentang pendaftaran mahasiswa lama
& baru dan melaporkan kepada atasan.
15. Menyiapkan absensi perkuliahan pada setiap jurusan.
Kembali ke daftar isi
20
3. Kepala Urusan Administrasi dan Sarana Perkuliahan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KEPALA URUSAN ADMINISTRASI & SARANA PERKULIAHAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Urusan Administrasi & Sarana Perkuliahan.
TUGAS POKOK
Membagi tugas, melaporkan dan mempertanggungjawabkan tugas bawahan
kepada Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi pendidikan
dan pengajaran berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Membagi tugas ,memberi arahan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas
bawahan bidang administrasi pendidikan dan perkuliahan.
2. Bertanggung jawab atas kelancaran dan kebenaran proses administrasi
pendidikan serta kehandalan sarana perkuliahan.
3. Melaporkan prestasi bawahan di bidang tugasnya untuk di jadikan
bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan.
4. Mengkoordinir usulan-usulan tugas pada bidangnya untuk dijadikan
bahan masukan atasan.
5. Membantu kesulitan-kesulitan teknis dari bawahan yang menjadi
tanggung jawabnya.
6. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah
ditetapkan pimpinan.
7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya.
TANGGUNG JAWAB
1. Menyiapkan absensi dosen dan mahasiswa.
2. Menyiapkan alat-alat tulis & transparan sheet.
3. Memperbanyak bahan perkuliahan.
4. Menyiapkan peralatan ujian.
5. Mengajukan usulan sarana ujian.
6. Menentukan dan mengatur posisi ruang ujian.
7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
21
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Menyiapkan absensi dosen dan mahasiswa di bidang administrasi
pendidikan,
2. Mempersiapkan bahan kuliah dan alat–alat tulis di bidang
akademik.
3. Menyiapkan dan memperbanyak bahan perkuliahan
4. Memperbanyak jadwal perkuliahan, praktikum dan ujian serta
mengurus sarana pendidikan..
5. Mencatat daftar hadir dosen yang memberi kuliah serta
mengumpulkan daftar hadir masiswa.
6. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan wisuda.
7. Melaksanakan proses penerbitan ijazah pada Fakultas Teknik
8. Membantu/melaksanakan kegiatan akademik yang berkaitan
langsung/tidak langsung dengan penyelenggaraan program
pendidikan yang ada di Fakultas Teknik.
Kembali ke daftar isi
22
4. Kepala Urusan Data Akademik
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KEPALA URUSAN DATA AKADEMIK
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Urusan Data Akademik
TUGAS POKOK
Membagi tugas, melaporkan serta mempertanggungjawabkan tugas
bawahan kepada Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi data
dan informasi akademik berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Memberi arahan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan
bidang data dan informasi akademik.
2. Bertanggung jawab atas kelancaran dan kerahasiaan data-data
akademik dosen dan mahasiswa.
3. Melaporkan prestasi bawahan di bidang tugasnya untuk dijadikan
bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan.
4. Mengkoordinir usulan-usulan tugas pada bidangnya untuk dijadikan
bahan masukan atasan.
5. Membantu kesulitan-kesulitan teknis dari bawahan yang menjadi
tanggung jawabnya.
6. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah
ditetapkan pimpinan.
7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya.
TANGGUNG JAWAB
1. Memproses soal-soal ujian dan menjaga kerahasiaannya.
2. Kebenaran dan keabsahan data-data akademik.
3. Memproses dan mencetak daftar absen ujian semua jurusan.
4. Memproses dan mencetak daftar nilai ujian.
5. Mengumumkan nilai ujian.
6. Mengontrol kedisiplinan bawahan.
7. Menjaga kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
23
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Membagi tugas,memberi arahan dan mengkoordinasikan
pelaksanaan bawahan bidang data dan akademik.
2. Menjaga keabsahan dan kerahasiaan data-data akademik dosen
maupun mahasiswa.
3. Melakukan kegiatan dalam perubahan nilai dari dosen terkait baik
rutin maupun insidenti atas sepengetahuan dan perintah
Ka.Subbag.Akademik l.
4. Membantu kesulitan-kesulitan teknis dari para bawahan yang
menjadi tanggung jawabnya.
5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang
telah ditetapkan oleh pimpinan.
6. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan sesuai
dengan bidang tanggung jawabnya.
7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung
jawabnya.
Kembali ke daftar isi
24
B. KEGIATAN
1. Pendaftaran Ulang
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENDAFTARAN ULANG
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses administrasi yang harus dilakukan oleh mahasiswa untuk mengikuti
masa perkuliahan di semester berikutnya
TUJUAN
Untuk memperoleh data mahasiswa setiap semester dengan jelas dan
akurat.
KEBIJAKAN Kep. Rektor No 856 / XIV/UNAND/2005, BAB XIII Pasal 45
PROSEDUR
CATATAN
1. Membayar SPP di Bank, dan mendapatkan slip/bukti pembayaran dari
Bank
2. Mendaftar ulang dan meminta bukti terdaftar dari BAAK dengan syarat
menyerahkan 1 lembar slip/bukti pembayaran SPP (bagi pembayaran
melalui Debet Rekening, namanya dapat dilihat pada daftar yang
dikeluarkan Bank).
3. Mendaftar/registrasi ulang di Bagian Akademik Fakultas, dengan
menyerahkan bukti terdaftar dari BAAK dan bukti bebas pustaka ( asli +
1 buah fotokopi).
4. Mendaftar ulang tingkat jurusan dan mendapatkan bukti terdaftar dari
jurusan, dengan syarat memperlihatkan bukti terdaftar yang telah dicap
terdaftar oleh BAAK dan Fakultas (asli) dan menyerahkan 1 lembar foto
kopiannya (pelaksanaannya tergantung jurusan masing-masing).
5. Pendaftaran ulang bagi mahasiswa yang masa studi telah lebih dari
batas maksimum (7 tahun) dan pernah istirahat kuliah dengan izin
Rektor, maka dapat dilakukan dengan membawa surat dari Dekan yang
menyatakan masa studi yang bersangkutan dapat diperpanjang.
1. Pendaftaran ulang dilakukan pada pukul 09.00 s/d 12.00 WIB, kecuali
hari Jum’at pukul 09.00 s/d 11.30 WIB
2. Mahasiswa yang terlambat melaksanakan registrasi ulang dari jadwal
yang telah ditentukan, tidak akan dilayani dan dinyatakan TIDAK
TERDAFTAR sebagai mahasiswa Fakultas Teknik Universitas
Andalas pada semester berikutnya.
3. Mahasiswa wajib menyimpan Bukti Terdaftar yang asli di arsip
pribadi mahasiswa yang bersangkutan untuk pengurusan proses
akademik selanjutnya antara lain : pengambilan KHS, perobahan nilai,
nilai BL, PKRS, absensi perkuliahan, map KRS, rekap mata kuliah,
kartu peserta ujian, wisuda dll.
4. Jika mahasiswa yang bersangkutan tidak mendaftar ulang kembali
maka dapat mengajukan surat istirahat atau BSS di fakultas
Kembali ke daftar isi
25
2. Kartu Rencana Studi
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN KARTU RENCANA STUDI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN Beban studi yang dinyatakan dengan sistem kredit semester (SKS)
TUJUAN
Memberikan beban studi sesuai kemampuan mahasiswa dengan persetujuan
Pembimbing Akademik
KEBIJAKAN Kep Rektor N0 836/XV/UNAND/2005, Pasal 11
PROSEDUR
CATATAN
1. Mengambil KRS di bagian administrasi jurusan atau Akademik Fakultas
dengan syarat memperlihatkan Bukti Terdaftar yang telah dicap terdaftar
pada semester yang sedang berjalan oleh BAAK dan Fakultas (asli), dan
menyerahkan 1 (satu) kopiannya.
2. Menghadap/menemui Pembimbing Akademik (PA) untuk mendapatkan
persetujuan dengan membawa:
a. KRS semester yang akan dijalankan.
b. KHS semester sebelumnya.
3. Mengisi Scanner dengan jelas dan lengkap
a. Mata kuliah yang diambil berdasarkan jadwal kuliah semester yang
akan dijalankan.
b. Jumlah SKS yang diambil berdasarkan IP semester terakhir
(maksimum SKS dan hanya boleh tambah 1 SKS)..
c. Mata kuliah diambil tidak boleh lebih dari satu dalam satu shift
perkuliahan
4. Memfoto kopi kertas Scanner KRS sebanyak rangkap 4 (empat) untuk :
a. Jurusan
b. Dosen PA
c. Mahasiswa yang bersangkutan (untuk diperlihatkan bila diperlukan
nantinya).
5. Menyerahkan map yang berisi 1 lembar foto kopi KRS yang telah disahkan
PA + 1 lembar KHS asli dan blangko bukti terdaftar ke bagian administrasi
jurusan dan mendapatkan bukti terdaftar.
6. PA menyerahkan KRS asli yang telah ditandatangani kejurusan.
7. Jurusan menyerahkan berkas registrasi (Scaner KRS asli) ke Bagian
Akademik.
8. Bagian Akademik menyerahkan berkas registrasi ke BAAK.
13. Mengambil KRS pada pukul 09.00 s/d 12.00 WIB kecuali hari Jum’at pukul
09.00 s/d 11.30 WIB
14. Komting angkatan dapat mengambil Map Registrasi secara kolektif dengan
membawa daftar nama dan bukti terdaftar dari BAAK.
15. Mahasiswa yang tidak dapat memproses KRS sampai pada jadwal yang telah
ditentukan, dinyatakan istirahat atau terputus pada semester berikutnya.
16. Beban studi yang dikeluarkan pada semester I dan II adalah berupa paket,
dan semester selanjutnya berdasarkan maksimum SKS yang diperoleh
mahasiswa pada setiap semester ( hanya boleh lebih 1 SKS).
Kembali ke daftar isi
26
3. Perbaikan Kartu Rencana Studi ( PKRS )
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERBAIKAN KARTU RENCANA STUDI (PKRS)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pengisian kembali KRS yang bertujuan untuk memperbaiki perubahan jadwal
kuliah
TUJUAN Agar mahasiswa dapat mengikuti perkuliahan dengan lancar dan terarah
KEBIJAKAN
Kep Rektor No 836 / XIV / UNAND 2005, Pasal 11
PROSEDUR
CATATAN
1. Mengambil PKRS di bagian administrasi jurusan atau Akademik Fakultas
dengan syarat memperlihatkan Bukti Terdaftar yang telah dicap terdaftar
pada semester yang sedang berjalan oleh BAAK dan Fakultas (asli), dan
menyerahkan 1 (satu) kopiannya.
2. Menghadap/menemui Pembimbing Akademik (PA) untuk mendapatkan
persetujuan dengan membawa:
a. Foto kopi KRS semester yang sedang berjalan.
b. Foto kopi KRS semester yang sedang berjalan 5 (lima) lembar.
c. KHS asli semester terakhir dengan jumlah SKS yang disetujui
berdasarkan KHS terakhir (maksimum SKS dan hanya boleh tambah
1 SKS).
3. Pembimbing Akademik menyerahkan PKRS rangkap 3 (tiga) ke jurusan.
4. Jurusan menyerahkan PKRS rangkap 2 (dua) ke Bagian Pendidikan /
Akademik.
1. Mengambil PKRS pukul 09.00 s/d 12.00 WIB, kecuali hari Jum’at pukul
09.00 s/d 11.30 WIB.
2. Mengambil/merubah mata kuliah berpedoman pada Jadwal Kuliah
semester yang sedang berjalan, terutama pada shift perkuliahan, kode mata
kuliah, nama mata kuliah dan sks mata kuliah.
3. Mahasiswa yang tidak dapat memproses PKRS sampai pada jadwal yang
telah ditentukan maka sesuai peraturan akademik mata kuliah yang
tercantum pada KRS dinyatakan berlaku dan tidak ada perubahan.
4. Mahasiswa wajib menyimpan PKRS asli di arsip pribadi mahasiswa yang
bersangkutan untuk pengurusan proses akademik selanjutnya.
Kembali ke daftar isi
27
4. Rekapitulasi Mata Kuliah
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN REKAPITULASI MATA KULIAH
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses rekapitulasi seluruh mata kuliah beserta jumlah SKSnya dan jumlah
mahasiswa yang mengikuti setiap mata kuliah
TUJUAN
Untuk mengetahui jumlah SKS yang akan diambil oleh mahasiswa
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND 2005 , BAB V
PROSEDUR
CATATAN
1. Kajur dan tim mencek rekap mata kuliah (mencoret/menghilangkan)
mata kuliah atau SKS yang diambil mahasiswa jika lebih dari
maksimum SKS (boleh lebih hanya 1 SKS) yang telah ditentukan.
2. Mahasiswa mengecek daftar rekap mata kuliah yang dikeluarkan oleh
Puskom ke bagian administrasi jurusan, dan bagi yang tidak cocok
membawa:
a. Foto kopi KRS/PKRS semester yang sedang berjalan.
b. KHS asli semester terakhir dengan jumlah SKS yang disetujui tetap
berdasarkan KHS terakhir (maksimum SKS dan hanya boleh
tambah 1 SKS).
3. Jurusan menyerahkan hasil revisi Rekap Mata Kuliah rangkap 2 (dua)
ke Bagian Pendidikan/Akademik.
1. Kajur. Sekjur, Dosen PA atau tim, mencek Rekap Mata Kuliah di
bagian administrasi jurusan, pada pukul 09.00 s/d 12.00 WIB,
kecuali hari Jum’at pukul 09.00 s/d 11.30 WIB.
2. Mahasiswa yang tidak mempergunakan kesempatan ini sampai
dengan jadwal yang telah ditentukan, maka kesalahan yang
tercantum pada Kartu Peserta Ujian, Absensi UAS & KHS, tidak
akan dilayani dan dinyatakan bahwa data yang dikeluarkan
PUSKOM Universitas Andalas adalah benar.
Kembali ke daftar isi
28
5. Kartu Peserta Ujian
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGAMBILAN KARTU PESERTA UJIAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Kartu yang dikeluarkan oleh Bagian Akademik sebagai tanda pengenal
mahasiswa untuk dapat mengikuti ujian
TUJUAN
Untuk mengetahui dengan jelas bahwa mahasiswa tersebut adalah peserta
ujian
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND 2005 pasal 16 & 17
PROSEDUR
CATATAN
1. Mengambil Kartu Peserta Ujian di bagian administrasi Jurusan atau
Akademik fakultas. Dengan memperlihatkan
a. Bukti Terdaftar Fakultas ( asli )
b. Bukti Pembayaran Potmatek (asli).
2. Mahasiswa ybs mencek mata kuliah yang tercantum pada Kartu Peserta
Ujian dan bagi yang bermasalah (tidak sesuai mata kuliah yang diambil
dengan yang tercantum pada Kartu Peserta Ujian), agar segera
memprosesnya dengan memperlihatkan PKRS Asli,
3. Menempel pas foto ukuran 2 x 3 cm pada Kartu Peserta Ujian bila mata
kuliah yang tercantum tidak lagi bermasalah.
4. Mendapatkan stempel fakultas atau jurusan.
1. Pengambilan Kartu Peserta Ujian pada pukul 09.00 s/d 12.00 WIB,
kecuali hari Jum’at pukul 09.00 s/d 11.30 WIB
2. Apabila mahasiwa tidak dapat memperlihatkan Kartu Peserta Ujian
maka tidak dibenarkan mengikuti ujian.
3. Bagi Mahasiwa yang mata kuliahnya tidak tercantum pada Kartu
Peserta Ujian maka namanya tidak tercantum pada Daftar Absen
Peserta dan Nilai Ujian Akhir Semester
4. Komting angkatan dapat mengambil Kartu Peserta Ujian secara
kolektif dengan membawa daftar nama dan Bukti Terdaftar Fakultas
serta Bukti Pembayaran Potmatek.
5. Mahasiswa wajib membawa Kartu Peserta Ujian dan bagi yang tidak
dapat memperlihatkan Kartu Peserta Ujian selama kegiatan Ujian
Akhir Semester berlangsung maka tidak dapat mengikuti Ujian Akhir
Semester tersebut
Kembali ke daftar isi
29
6. Kartu Hasil Studi (KHS)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGAMBILAN KARTU HASIL STUDI (KHS)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Hasil rekaman prestasi akademik mahasiswa dari setiap semester dan IPK
selama studi efektif yang diikuti oleh mahasiswa yang bersangkutan.
TUJUAN
Untuk mengetahui kemampuan akademik mahasiswa di setiap semester
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND 2005, Pasal 21
PROSEDUR
CATATAN
1. Mengambil Kartu Hasil Studi di Bagian Administrasi Jurusan atau
Akademik Fakultas, memperlihatkan Bukti Terdaftar Fakultas (asli)
dan Bukti Pembayaran Potmatek (asli).
2. Mahasiswa mencek KHS yang diterima, jika terdapat nilai BL, kosong
atau salah maka mahasiswa ybs langsung ke Jurusan untuk
mendapatkan surat pengantar ke Dosen pengasuh mata kuliah rangkap
5 (lima).
3. Dosen pengasuh mata kuliah menyerahkan nilai BL, kosong atau salah
ke jurusan rangkap 3 (tiga).
4. Jurusan menyerahkan nilai BL, kosong atau salah ke Bagian Akademik
Fakultas rangkap 2 (dua).
5. Bagian Akademik Fakultas mencetak ulang KHS ke PUSKOM.
1. Pengambilan KHS pada pukul 09.00 s/d 12.00 WIB, kecuali hari
Jum’at pukul 09.00 s/d 11.30 WIB
2. Mahasiswa yang tidak dapat memproses nilai BL, kosong atau salah
sampai pada jadwal yang telah ditentukan (2 minggu setelah nilai di
umumkan), maka sesuai peraturan akademik nilai mata kuliah tersebut
dinyatakan GAGAL ( E ).
3. Tidak ada perpanjangan jadwal pengambilan Kartu Hasil Studi &
proses nilai BL atau kosong.
4. Mahasiswa yang bersangkutan wajib menyimpan seluruh KHS asli
yang telah dicetak dan tidak ada pencetakan ulang oleh PUSKOM.
Kembali ke daftar isi
30
7. Wisuda
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PELAKSANAAN WISUDA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Suatu proses kelulusan mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan
akademik dan diberikan bukti kelulusan berupa ijazah.
TUJUAN Menentukan status predikat akademik
KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND 2005 Pasal 28, 29
PROSEDUR
CATATAN
I. Memenuhi persyaratan akademik sebagai berikut:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Andalas pada semester
yang sedang berjalan (bukti pembayaran SPP 3 rangkap).
2. Menyelesaikan seluruh kegiatan akademik dengan bukti transkrip
sementara yang ditandatangani oleh mahasiswa dan diketahui oleh
Ketua Jurusan.
3. Membuat abstrak (Tugas Akhir) yang disetujui oleh pembimbing
dalam bentuk cetak, dan dalam disket ukuran 3,5 inch (disket
dirangkum oleh Jurusan dalam 1 (satu) disket/ per jurusan).
II. Memenuhi persyaratan administrasi sebagai berikut:
1. Mendaftar di Bagian Akademik sesuai jadwal.
2. Mengisi/menyerahkan formulir data alumni, pernyataan pengisian
data dan surat keterangan pengambilan ijazah (blanko diambil di
jurusan & diisi sebelum TA), diketik rapi oleh yang bersangkutan (3
rangkap).
3. Menyerahkan pas foto hitam putih terbaru dan tidak berkaca mata,
laki-laki memakai jas dan perempuan memakai kebaya dengan
ukuran foto:
3 x 4 = 4 lembar
4 x 6 = 6 lembar, ditambah 2 lembar untuk lulusan terbaik serta
berpredikat dengan pujian.
4. Menyerahkan foto kopi Ijazah terakhir (3 rangkap).
5. Mahasiswa wanita yang menghendaki foto berpakaian jilbab harus
membuat surat pernyataan di atas segel dan diketahui oleh
Dekan/PD I (3 rangkap).
6. Membayar uang wisuda tingkat Unand ( bukti setoran 3 rangkap ).
7. Membayar uang wisuda tingkat Fakultas , (bukti setoran 2 rangkap).
8. Mahasiswa yang telah memenuhi semua persyaratan Akademik dan
persyaratan Administrasi diatas serta mendaftar pada Bagian
Akademik Fakultas Teknik akan diberi toga, dan didaftarkan oleh
Fakultas ke Univ.Andalas pada tanggal yang telah ditentukan
Tidak ada perpanjangan jadwal pendaftaran (sesuai pengumuman).
Kembali ke daftar isi
31
8. Ujian Tengah dan Akhir Semester
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PELAKSANAAN UJIAN TENGAH & AKHIR SEMESTER
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Merupakan salah satu alat evaluasi kemampuan menguasai materi mata
kuliah dan menyelesaikan suatu persoalan atau lebih yang dilakukan dalam
jangka waktu terbatas, sesuai peraturan yang berlaku
TUJUAN
Untuk mengetahui keberhasilan proses belajar mengajar serta memperoleh
umpan balik bagi mahasiswa dan dosen.
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND / 2005, Pasal 19
PROSEDUR
1. Peserta ujian harus menunjukkan kelengkapan ujian sebagai berikut:
a. Memakai pakaian bersih dan rapi (bersepatu, baju kemeja putih dan
celana/rok hitam), bagi yang melanggar tidak diperbolehkan
mengikuti ujian.
b. Menunjukkan Kartu Peserta Ujian, lengkap dengan pas foto dan
stempel Fakultas, bagi yang melanggar tidak diperbolehkan
mengikuti ujian.
c. Nama peserta ujian harus tercantum dalam Daftar Absensi Ujian
yang diikuti, bagi yang tidak tercantum namanya, tidak
diperbolehkan mengikuti ujian.
d. Membawa alat-alat sendiri yang diperlukan, kecuali ditentukan lain
oleh dosen pengasuh mata kuliah yang bersangkutan dan selama
ujian berlangsung tidak diperkenankan pinjam meminjam alat-alat
tulis, kalkulator, dan lain-lain. Bagi yang melanggar tidak
diperbolehkan mengikuti ujian.
e. Tidak boleh mempergunakan HP/dimatikan selama kegiatan ujian.
32
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
PROSEDUR
2. Peserta ujian harus menunjukkan disiplin ujian sebagai berikut:
a. Masuk ruang ujian 10 menit sebelum ujian dimulai, dan menempati
tempat duduk yang telah ditentukan/sesuai dengan arahan
pengawas, bagi yang terlambat 30 menit setelah ujian dimulai maka
tidak diperbolehkan mengikuti ujian.
b. Selama ujian berlangsung tidak diperbolehkan keluar ruangan,
pindah atau tukar tempat duduk tanpa seizin pengawas, bagi yang
keluar dari ruangan dianggap telah selesai mengikuti ujian dan
lembar jawabannya dikumpulkan oleh pengawas.
c. Meletakkan tas, buku atau catatan-catatan ditempat yang telah
ditetapkan oleh pengawas kecuali jika ujian bersifat open book
(buka buku).
d. Menandatangani Daftar Absensi Ujian rangkap 4 yang disaksikan
oleh pengawas .
e. Mengerjakan soal ujian pada lembar jawaban yang disediakan oleh
Fakultas dan mencantumkan nama, nomor BP serta ditandatangani
sendiri.
f. Menyerahkan, lembar jawaban pada pengawas atau ditinggalkan
pada tempat duduk masing-masing (sesuai dengan arahan
pengawas), jika ujian telah selesai.
3. Selama ujian berlangsung peserta ujian tidak diperbolehkan berbuat
curang seperti:
a. Melihat buku atau catatan selama ujian berlangsung, kecuali jika
ujian bersifat open book.
b. Bekerja sama baik secara lisan maupun tertulis dengan peserta ujian
lainnya.
c. Menggantikan orang lain atau menyuruh orang lain menggantikan
dirinya.
d. Melakukan kerja sama dengan pengawas ujian.
e. Melakukan pembocoran soal ujian.
f. Mengganti hasil ujian sebelum diperiksa/dinilai oleh dosen
pengasuh mata kuliah yang bersangkutan.
Bagi yang melanggar point 3a-3f di atas dikenakan sanksi sebagai
berikut:
1. Satu kali kedapatan berbuat curang, peserta ujian digagalkan mata
kuliah yang sedang diikutinya.
2. Dua kali kedapatan berbuat curang, peserta ujian digagalkan seluruh
mata kuliah dalam semester yang sedang dijalankannya.
3. Tiga kali kedapatan berbuat curang, peserta ujian diskor selama 1
semester serta digagalkan seluruh mata kuliah dalam semester yang
sedang dijalankannya.
4. Empat kali atau lebih kedapatan berbuat curang, peserta ujian diskor
selama 2 semester serta digagalkan seluruh mata kuliah dalam
semester yang sedang dijalankannya.
Kembali ke daftar isi
33
9. Pengawas Ujian
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PELAKSANAAN PENGAWASAN UJIAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Seseorang yang ditunjuk dan ditugaskan untuk mengawas ujian
TUJUAN
Agar ujian dapat dilaksanakan dengan baik.
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND/2005 Pasal 19
PROSEDUR
1. Berpakaian rapi (bersepatu dan tidak dibenarkan memakai kaos).
2. Terdiri atas Tenaga Edukatif dan Non Edukatif.
3. Hadir 20 menit sebelum Ujian dimulai untuk mempersiapkan segala
sesuatu yang diperlukan.
4. Memeriksa dan mengatur tempat duduk Peserta Ujian.
5. Menginstruksikan kepada Peserta Ujian untuk mengumpulkan tas,
buku-buku/catatan, kemudian diletakkan pada tempat yang telah
ditetapkan, kecuali Ujian bersifat open book atau ditentukan lain.
6. Membagikan soal dan lembar jawaban Ujian.
7. Menyaksikan Peserta Ujian dalam membubuhkan tanda tangan pada
Daftar Absensi Ujian dan mencocokkan dengan Kartu Peserta Ujian.
( Nama, pas foto, stempel Fakultas dan Mata Kuliah yang diambil )
8. Mengawasi jalannya ujian serta menjaga ketenangan di dalam maupun
di luar ruangan.
9. Menegur peserta ujian yang melanggar tata tertib.
10. Diwajibkan mengisi form berita acara tentang jalannya pelaksanaan
ujian.
34
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
PROSEDUR
11. Mencek jumlah peserta ujian sesuai dengan Daftar Absensi Ujian,
mengisi dan menandatangani berita acara disertai nama terang.
12. Pengawas yang berhalangan hadir harus memberitahukan secara tertulis
kepada Koordinator Ujian (Pembantu Dekan I).
13. Selama Ujian berlangsung Pengawas dilarang:
a. Meninggalkan Ruang Ujian.
b. Membantu atau memberitahu tentang Jawaban Soal Ujian kepada
Peserta Ujian.
14. Menginformasikan sisa waktu menjelang berakhirnya waktu ujian dan
selanjutnya mengumpulkan lembar jawaban ujian kemudian diserahkan
kepada Dosen Pengasuh Mata Kuliah atau Bagian Akademik Fakultas
Teknik Universitas Andalas.
Sanksi-sanksi:
Bagi Pengawas Ujian ( Tenaga Edukatif dan Non Edukatif ):
Diberikan Sanksi sesuai dengan Peraturan yang mengatur Etika sebagai
Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia atau Peraturan Kepegawaian
yang telah ditetapkan oleh Fakultas atau Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
35
10. Seksi Panitia Pelaksana Ujian
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PELAKSANAAN SEKSI PANITIA UJIAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Tim yang ditunjuk dan bertugas melaksanakan persiapan, pelaksanaan dan
pelaporan ujian
TUJUAN Agar kegiatan ujian dapat terlaksana dengan baik
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor N0 836 / XIV / UNAND / 2005, Pasal 16 & 17
PROSEDUR
Sekretariat:
1. Mempersiapkan bahan-bahan pelaksanaan ujian.
2. Mengatur dan mendistrbusikan kelengkapan ujian kepada pengawas
ujian.
3. Mengambil absensi kehadiran pengawas.
4. Mengontrol pelaksanaan ujian selama ujian berlangsung.
5. Melaporkan kondisi dan permasalahan yang terjadi selama ujian
berlangsung kepada tim monitoring ujian untuk dapat dicarikan
solusinya.
6. Mencatat permasalahan-permasalahan yang terjadi selama ujian
berlangsung dan membuat laporan tertulis kepada Ketua Pelaksana
ujian.
7. Mengumpulkan kelengkapan ujian setelah ujian terlaksana.
Seksi Keuangan:
1. Menerima laporan jumlah pelaksanaan ujian dari seksi sekretariat untuk
dibuatkan honorariumnya.
2. Mengurus administrasi keuangan untuk persiapan pembayaran
honorarium panitia, tim monitoring, dosen penanggungjawab dan
pengawas ujian.
Seksi Umum, Perlengkapan & Transportasi:
1. Mempersiapkan kebutuhan kelengkapan ujian (lokal, kursi dll).
2. Mengatur tempat duduk peserta ujian di lokasi ujian sesuai dengan
denah dan kebutuhan pelaksanaan ujian.
3. Melayani transportasi antar-jemput pengawas ujian sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan.
Kembali ke daftar isi
36
11. Tim Monitoring Ujian
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGAWASAN TIM MONITORING UJIAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Tim yang bertugas mengawasi dan memantau kegiatan ujian yang terdiri
atas pengawas, panitia dan peserta ujian
TUJUAN
Agar ujian dapat terlaksana dengan tertib dan sesuai aturan yang telah
ditentukan
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND / 2005, Pasal 16 & 17
PROSEDUR
Tim monitoring terdiri atas:
1. Dekan sebagai penanggung jawab.
2. Pembantu Dekan I sebagai Ketua.
3. Anggota: PD II, PD III, KTU, Kasubag, Kajur-Kajur serta Sekjur TI dan
TL, dengan tugas sebagai berikut:
a. Melihat langsung pelaksanaan ujian ke ruang ujian di kampus
limau manis dan air tawar sesuai jadwal.
b. Memberikan petunjuk dan arahan bagi pengawas dan mahasiwa
yang tidak sesuai aturan kegiatan ujian.
c. Mencarikan solusi atau teguran terhadap permasalahan yang
dihadapi selama memonitor kegiatan ujian.
d. Mencatat dan melaporkan kepada Ketua monitoring tentang
kekurangan atau permasalahan yang dihadapi selama monitoring.
Kembali ke daftar isi
37
12. Sidang Tugas Akhir
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PELAKSANAAN SIDANG TUGAS AKHIR
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses penyajian tulisan berupa skripsi oleh mahasiswa yang juga
merupakan salah satu persyaratan wisuda.
TUJUAN
Untuk mengetahui kemampuan mahasiswa di akhir perkuliahan
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND / 2005, Pasal 25, 26 & 27
PROSEDUR
Setiap mahasiswa harus dapat:
1. Memenuhi SKS minimal syarat lulus sarjana.
2. Menyelesaikan proposal tugas akhir (telah disetujui oleh pembimbing)
3. Memenuhi syarat administrasi akademik
4. Membuat rekap mata kuliah yang diketahui PA dan Kajur
Kembali ke daftar isi
38
13. Perkuliahan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERKULIAHAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses belajar mengajar yang wajib diiikuti oleh seluruh mahasiswa.
TUJUAN
Memberikan pendidikan dan penerapan bidang ilmu
KEBIJAKAN
Keputusan Rektor No 836 / XIV / UNAND 2005, Pasal 6
PROSEDUR
Agar dapat mengikuti perkuliahan mahasiswa hendaknya:
1. Telah mengikuti proses pengisian KRS, membayar SPP dan mendaftar
tingkat Rektorat dan Fakultas.
2. Mengikuti jadwal yang telah ditentukan
3. Telah mendaftarkan namanya dalam absensi kuliah yang akan diikuti.
4. Memakai pakaian yang bersih dan rapi serta bersepatu.
5. Hadir mengikuti perkuliahan minimum 75 % dari seluruh perkuliahan.
Kembali ke daftar isi
39
II. BAGIAN UMUM DAN PERLENGKAPAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kasubag Umum dan Perlengkapan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KASUBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kasubag Umum dan Perlengkapan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan menilai
pelaksanaan kegiatan bawahan di lingkungan sub bagian umum dan
perlengkapan serta melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan dan
perlengakapan fakultas, berdasarkan ketentuan yang berlaku demi
kelancaran pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
2. Menentukan prioritas perkerjaan
3. Memberi nilai DP3 bawahan.
4. Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai ketentuan.
5. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
6. Meminta petunjuk atasan.
7. Menyetujui izin cuti bawahan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan rencana dan program kerja sub bagian.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kebenaran dan ketepatan bahan kerja.
4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja.
5. Pendayagunaan ATK dan APK.
6. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
7. Kedisiplinan bawahan.
8. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
9. Kebenaran laporan pelaksanaan tugas.
40
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Menyusun program kerja tahunan sub. Bagian dan mempersiapkan
penyusunan program kerja tahunan sub bagian.
2. Melaksanakan urusan surat-surat, pengetikan dan pengadaan ekpedisi,
pengiriman dan kearsipan.
3. Memelihara kebersihan, keindahan dan keamanan ruang kantor,
halaman, runga kuliah/lab serta fasilitas umum lainnya.
4. Melaksanakan urusan tamu pimpinan, upacara dan pertemuan resmi
lainnya dan perjalanan dinas.
5. Melaksanakan urusan administrasi hubungan masyarakat dan kerjasama
dengan pihak lainnya.
6. Menyusun rencana pengadaan barang perlengkapan.
7. Melakukan inventarisasi dan mempersiapkan penghapusan barang
perlengkapan.
8. Melakukan penyimpanan, pendistribusian dan perawatan barang-barang
perlengkapan.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : III/c
Pendidikan Formal : Sarjana S.1
Bidang Umum dan Perlengkapan dan mempunyai
kemampuan manajerial.
HUBUNGAN KERJA
1. Hubungan kerja antara sub bagian jurusan.
2. Kabag. Tata Usaha
3. Pembantu Dekan II.
4. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
41
2. Kepala Urusan Perlengkapan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KEPALA URUSAN PERELENGKAPAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Urusan Perlengkapan Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK Terlaksananya pencatatan barang di gudang dengan baik dan benar.
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag. Umum dan
Perlengkapan.
URAIAN TUGAS
1. Membagi tugas, memberi arahan dan mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas kepada anggota.
2. Mengontrol pelaksanaan tugas anggota sesuai dengan tanggung
jawabnya.
3. Menyusun pengajuan anggaran bahan praktikum dan bahan habis pakai
lainnya.
4. Melayani permintaan Alat Tulis Kantor dan bahan praktikum berdasarkan
skala prioritas dan anggaran yang tersedia.
5. Melaksanakan pencatatan Barang Alat Tulis Kantor dan bahan praktikum
di Buku Stok Barang
6. Melaksanakan pencatatan barang inventaris dan peralatan laboratorium.
7. Membuat laporan keadaan Alat Tulis Kantor dan bahan habis pakai
lainnya serta membuat laporan Rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran
barang setiap bulan
8. Mencatat dan membukukan barang Alat Tulis Kantor dan bahan
praktikum.
9. Melaksanakan kodifikasi barang inventaris dan Daftar Inventaris
Ruangan (DIR).
10. Merencanakan usul penghapusan barang barang Inventaris.
11. Menyimpan dan menata barang dalam gudang sesuai dengan Jenisnya.
12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan.
13. Mempertanggung jawabkan pekerjaan pada atasan.
Kembali ke daftar isi
42
3. Kepala Gudang
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PELAKSANA GUDANG
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN Kepala Gudang Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK Melaksanakan pencatatan barang di gudang dengan baik dan benar
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas pengelolaan perlengkapan, bertanggung jawab
kepada Kasubag Umum dan Perlengkapan
URAIAN TUGAS
1. Menerima, menyimpan dan menata barang di gudang ATK/RT
2. Mencatat dalam kartu stok gudang setiap barang yang masuk dan
keluar.
3. Memasukan data setiap barang masuk dan keluar ke dalam komputer
4. Menyiapkan barang yang akan dikeluarkan berdasarkan blangko
pengeluaran barang yang telah ditandatangani oleh Kasubag Umum dan
Perlengkapan
5. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pemeliharaan dan
penyerahan barang di gudang perlengkapan
6. Melaporkan bila ada kehilangan atau kerusakan barang
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
TUJUAN Terpenuhinya kebutuhan akan barang ATK, RT dan Kebutuhan Fakultas.
Kembali ke daftar isi
43
4. Pelaksana Pemegang Barang
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PELAKSANA PEMEGANG BARANG
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pelaksana Pemegang Barang Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Terlaksananya pencatatan barang dengan baik dan benar di Fakultas Teknik
Universitas Andalas
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum dan
Perlengkapan
URAIAN TUGAS
1. Membuat perencanaan pembelian/pengadaan barang berupa ATK, RT,
cetakan dan alat-alat listrik
2. Menerima, mencatat dalam suatu buku setiap barang yang telah
dibeli/diadakan sesuatu peraturan yang berlaku.
3. Membuat berita acara serah terima barang dan diserahkan kepada
pengelola barang inventaris.
4. Membuat rekap penerimaan, pengeluaran barang setiap bulan
5. Membuat laporan bulanan, triwulan dan tahunan kepada atasan.
6. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan, pengurusan barang di gudang
perlengkapan barang.
7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pemeliharaan dan
penyerahan barang digudang perlengkapan barang.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
TUJUAN
Tertatanya administrasi barang ATK, RT, cetakan, listrik dan kebutuhan
Fakultas dengan baik.
Kembali ke daftar isi
44
5. Pengelola Inventaris Barang
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PENGELOLA INVENTARIS BARANG
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pengelola Inventaris Barang Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Melaksanakan pengelolaan barang inventaris secara baik dan benar
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum dan
Perlengkapan
URAIAN TUGAS
1. Melaksanakan pencatatan administrasi barang inventaris
2. Melaksanakan pemberian kodefikasi
3. Menerbitkan dan memasang Daftar Inventaris Ruangan
4. Membuat laporan mutasi barang.
5. Membuat laporan pengadaan barang inventaris secara berkala ( per
triwulan)
6. Mengawasi segala jenis perbaikan/pemeliharaan barang inventaris
7. Mengusulkan penghapusan barang
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
TUJUAN
Terciptanya administrasi pengelolaan barang inventaris secara tertib di
lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
45
6. Kepala Urusan Tata Usaha
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KEPALA URUSAN TATA USAHA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng.
NIP : 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Urusan Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Menyelenggarakan administrasi surat menyurat dan ketatalaksanaan di
lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag. Umum
dan Perlengkapan
URAIAN TUGAS
1. Menerima surat/dokumen masuk dan keluar, baik internal
maupun eksternal yang akan didisposisi dan ditandatangani oleh
Dekan dan Pembantu Dekan
2. Memberikan surat yang telah ditandatangani Dekan dan
Pembantu Dekan ke Sub Bagian
3. Memberikan surat yang telah didisposisi pimpinan kepada
Kepala Tata Usaha
4. Mencatat/menyimpan dan mengarsipkan surat keluar dari
Fakultas Teknik
5. Mengontrol proses surat masuk dan keluar
6. Melayani kebutuhan untuk rapat Pimpinan
7. Menerima dan memproses Surat Perintah Perjalanan Dinas
(SPPD) dan mencatat dalam buku Pegawai yang bertugas
membantu pimpinan / tugas kedinasan yang memakai
kendaraan.SPPJ
8. Mengatur pemakaian telepon & fax
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pimpinan
10. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggung jawaban.
TUJUAN
Terciptanya penyelenggaraan administrasi surat menyurat dan
ketatalaksanaan yang baik dan tepat waktu
Kembali ke daftar isi
46
7. Pelaksana Tata Usaha
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PELAKSANA TATA USAHA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pelaksana Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Melaksanakan proses administrasi surat menyurat di Fakultas Teknik
Universitas Andalas
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum
dan Perlengkapan
URAIAN TUGAS
1. Melaksanakan pengiriman surat dan mencatatnya dalam buku
ekspedisi
2. Melaksanakan pendistribusian surat-surat sesuai dengan disposisi
3. Melaksanakan fotokopi dinas
4. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang Dekan, Pembantu Dekan
I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan II, Ruang Tata Usaha dan
ruang sidang
5. Menjaga keamanan/mengunci dan membuka ruang Tata Usaha
dan ruang sidang
6. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan pimpinan
7. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggung
jawaban.
TUJUAN
Terciptanya pelayanan administrasi yang baik dan tertib di lingkungan
Fakultas Teknik Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
47
8. Sekretaris Dekan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
SEKRETARIS DEKAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Sekretaris Dekan Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Melaksanakan pelayanan komunikasi baik langsung maupun tidak
langsung, internal maupun eksternal
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum
dan Perlengkapan
URAIAN TUGAS
1. Mengelola mailing list Fakultas Teknik Universitas Andalas :
a) Membuka mailing list
b) Mengetik konsep email
c) Mengumpulkan dan mencatat alamat email Staf Pengajar dan
Pimpinan
2. Menerima surat, naskah dan dokumen serta memeriksa kelengkapan
dan kebenaran alamat untuk disampaikan pada pimpinan
3. Mengelola surat menyurat Dekan
4. Mencatat kegiatan pimpinan pada papan jadwal untuk bahan
informasi
5. Menerima telepon, email, SMS untuk disampaikan pada pimpinan
dengan mencatat identitas, maksud dan tujuan
6. Melayani tamu pimpinan
7. Membantu Dekan dalam rapat-rapat koordinasi
8. Membuat daftar hadir peserta rapat
9. Membantu Dekan dalam membuat laporan
10. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan pimpinan
11. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban.
TUJUAN
Terciptanya pelayanan komunikasi baik langsung maupun tidak langsung
internal maupun eksternal, di lingkungan Fakultas Teknik Universitas
Andalas.
Kembali ke daftar isi
48
9. Agenda Surat
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
AGENDA SURAT
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Agenda Surat Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
Menyelenggarakan pengagendaan surat masuk dan keluar di Fakultas
Teknik Universitas Andalas.
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum
dan Perlengkapan, melalui Kaur Tata Usaha.
URAIAN TUGAS
1. Menerima surat masuk dan keluar kemudian dicatatkan pada
buku agenda baik internal maupun eksternal
2. Memberikan lembaran disposisi pada surat masuk
3. Mencatat dan memberi nomor agenda pada surat masuk dan
keluar baik internal maupun eksternal
4. Menata arsip surat masuk dan keluar.
5. Menuliskan alamat dan tujuan untuk surat keluar kemudian
mencatat pada buku ekspedisi
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan dalam rangka
pelaksanaan tugas.
TUJUAN
Terlaksananya tertib pengagendaan surat
Kembali ke daftar isi
49
10. Kepala Urusan Rumah Tangga
Kembali ke daftar isi
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KEPALA URUSAN RUMAH TANGGA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Urusan Rumah Tangga Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
Melaksanakan pengurusan pelaksanaan tugas dalam kerumah tanggaan
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum dan
Perlengkapan
URAIAN TUGAS
1. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan Cleaning Service
2. Mengawasi pelaksanaan piket siang/malam
3. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan petugas kebun/taman
4. Bertanggung jawab atas ketertiban/keamanan dan kebersihan di
lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas
5. Bertanggung jawab atas berfungsinya fasilitas kerja di
lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas
6. Bertanggung jawab atas pemakaian OHP dan Wireless
7. Membantu kesulitan-kesulitan teknis dari para anggota yang
menjadi tanggung jawabnya.
8. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan pimpinan
9. Melaporkan hasil pekerjaan pada atasan
TUJUAN
Terciptanya keamanan, ketertiban, kebersihan dan berfungsinya fasilitas
kerja di lingkungan Fakultas Teknik.
50
11. Piket Siang / Malam
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PENJAGA PIKET SIANG/MALAM
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Penjaga piket siang/malam Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Menjaga keamanan dan ketertiban di lingkungan Fakultas Teknik
Universitas Andalas baik siang maupun malam.
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum
dan Perlengkapan melalui Kaur Rumah Tangga.
URAIAN TUGAS
1. Menerima giliran tugas dan laporan dari petugas
sebelumnya mengenai situasi lingkungan kantor.
2. Bertanggung jawab atas keamanan dan ketertiban di
lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas
3. Memeriksa situasi lingkungan Fakultas Teknik untuk
mengetahui kebenarannya.
4. Melakukan pengawasan keamanan berkeliling secara
berkala siang dan malam
5. Mengawasi penggunaan listrik pada malam harinya untuk
menghindari terjadinya kebakaran.
6. Mengawasi tamu kantor yang mencurigakan untuk
menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan.
7. Melaporkan kejadian tindak kejahatan kepada aparat
kemanan terdekat.
8. Mengisi absen kehadiran datang dan pulang
9. Mengisi buku mutasi secara tertib
TUJUAN
Terciptanya keamanan dan ketertiban di lingkungan Fakultas Teknik
Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
51
12. Petugas Kebun
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PETUGAS KEBUN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Petugas Kebun Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
Menjaga kebersihan dan merawat tanaman dilingkungan Fakultas
Teknik Universitas Andalas.
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kasubag Umum
dan Perlengkapan, melalui Kaur Rumah Tangga.
URAIAN TUGAS
1. Bertanggung jawab atas kebersihan halaman/rumput
2. Memelihara keindahan taman dan tanaman dalam pot
3. Memberi pupuk tanaman secara berkala
4. Menjalankan tugas lain yang diberikan pimpinan
TUJUAN
Terciptanya kebersihan dan keindahan di lingkungan Fakultas Teknik
Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
52
B. KEGIATAN
1. Pengadaan Untuk Barang / Jasa
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGADAAN UNTUK BARANG/JASA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses pembelian / penggadaan alat barang inventaris dan keperluan jasa
lainnya untuk keperluan Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang.
TUJUAN
Terlaksananya pengadaan barang / alat dan jasa di Fakultas Teknik
Universitas Andalas Padang secara tertib dan benar.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Bagian/Jurusan mengusulkan ke Dekan c/q Pembantu Dekan II
rencana pengadaan suatu alat / barang.
2. Dekan mendisposisikan kepada Kepala Tata Usaha untuk
diusulkan dalam perencanaan Fakultas Teknik Universitas
Andalas Padang, untuk tahun berikutnya.
3. Kepala Tata Usaha melalui Kasubag Perlengkapan dan Umum
mencari informasi tentang spesifikasi barang dan harga antara
lain penawaran yang pernah diajukan oleh calon rekanan.
4. Kasubag Perlengkapan dan Umum memberitahukan informasi
tentang spesifikasi alat dan harga kepada Dekan dan bagian /
bidang yang bersangkutan dan meminta persetujuan, jika setuju
maka bagian / bidang tersebut memaraf / menanda tangani pada
lembaran spesifikasi tersebut dan jika tidak disetujui maka
Kepala Tata Usaha berusaha untuk mencarikan yang lainnya.
5. Berdasarkan persetujuan ini, Dekan c/q Pembantu Dekan II
memasukkan kedalam daftar usulan perencanaan Fakultas
Teknik Universitas Andalas Padang.
6. Dekan Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang membuat
surat perintah pelaksanaan pembelian kepada Panitia Pengadaan
yang telah ditunjuk berdasarkan SK Dekan Fakultas Teknik
Universitas Andalas Padang
UNIT TERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
53
2. Permintaan Bahan Habis Pakai dan Praktikum ke Rektorat
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERMINTAAN BAHAN HABIS PAKAI DAN PRAKTIKUM
KE REKTORAT
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Setiap permintaan bahan operasional habis pakai (ATK, RT) dan Pratikum
yang dibutuhkan untuk Jurusan dan Fakultas dalam proses belajar
mengajar.
TUJUAN
Sebagai pedoman dalam permintaan bahan habis pakai dan bahan
pratikum untuk keperluan jurusan dan fakultas dalam proses belajar
mengajar.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Membuat surat permintaan bahan habis pakai dan pratikum per
semester kepada Ketua Jurusan dengan tembusan ke Kepala Labor
(Kalab).
2. Surat permintaan habis pakai dan pratikum ditujukan pada Dekan
melalui Pembantu Dekan II.
3. Dekan mendisposisikan pada PD II, Kabag TU dan Kasubag
Perlengkapan tentang bahan-bahan habis pakai dan pratikum untuk
diseleksi.
4. Daftar permintaan diseleksi, disesuaikan dengan alokasi dana yang
tersedia berdasarkan dari asumsi anggaran tahun lalu untuk dibahas
dalam rapat bersama kajur.
5. Dekan mengundang semua kajur, PD, Kabag Tata Usaha dan
Kasubag untuk membahas pengusulan bahan habis pakai dan bahan
pratikum.
6. Hasil keputusan rapat anggaran bahan habis pakai dan bahan
pratikum, dibuatkan surat permintaan ke Unand/Rektorat
7. Pihak Rektorat menunjuk rekanan dan membuat SPK (Surat Perintah
Kerja) berdasarkan rekomendasi dari Fakultas untuk pengadaan
bahan-bahan ATK dan Pratikum tersebut.
UNIT TERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
54
3. Permintaan dan Pengeluaran Barang Habis Pakai di Lingkungan Fakultas Teknik
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERMINTAAN DAN PENGELUARAN BARANG HABIS
PAKAI DI LINGKUNGAN FAKULTAS TEKNIK
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Bahan operasional habis pakai (ATK,RT) dan Pratikum
merupakan bahan-bahan kebutuhan untuk Jurusan dan Fakultas
dalam proses belajar mengajar.
TUJUAN
Sebagai acuan untuk memenuhi permintaan dan pengeluaran
bahan habis pakai dan pratikum dalam lingkungan fakultas teknik.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Mengisi dan menandatangani blangko Permintaan Barang
rangkap 2
2. Mengetik dan menanda tangani bahan-bahan yang telah di
disetujui oleh Kasubag Umum dan Perlengkapan pada
blanko yang tersedia.
3. Mengeluarkan barang-barang yang diminta berdasarkan
permitaan yang telah di Acc/disetujui.
4. Membukukan dan memfilekan pada kartu stock dan buku
pembantu lainnya.
5. Mengarsipkan bukti permintan dan pengeluaran barang.
UNIT TERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
55
4. Pendistribusian Barang Inventaris
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENDISTRIBUSIAN BARANG INVENTARIS
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Barang inventaris yang baru diterima dan milik Fakultas Teknik
Universitas Andalas Padang baik yang dibeli atau hadiah untuk
didistribusikan kepada yang membutuhkan/meminta.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pendistribusian barang
inventaris yang baru diadakan oleh panitia penerima atau baru diterima
untuk Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Petugas membuat berita acara penyerahan barang pada unit
/ bagian yang meminta sesuai Acc pimpinan.
2. Penerima menanda tangani Berita Acara penyerahan
barang dan diketahui oleh Kepala Tata Usaha / Pembantu
Dekan II.
3. Menyerahkan barang dan menambahkannya pada Daftar
Inventaris Ruangan yang bersangkutan.
UNIT TERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
56
5. Pemberian Kodifikasi Barang
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBERIAN KODIFIKASI BARANG
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pemberian simbol atau tanda kepada setiap barang inventaris Fakultas
Teknik Universitas Andalas Padang.
TUJUAN
untuk mempermudah penata usahaan, pengawasan dan pengenalan
barang milik Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Petugas pengelola barang inventaris mengelompokkan barang
inventaris sesuai jenisnya.
2. Pengelola barang membuat kodifikasi tertentu berdasarkan
barang yang tercatat pada daftar induk ruangan.
3. Menempelkan kode yang telah dibuat kepada barang inventaris.
UNIT TERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
57
6. Peminjaman Barang Inventaris untuk Kepentingan Dinas
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS UNTUK
KEPENTINGAN DINAS
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Peminjaman barang Inventaris milik Fakultas Teknik Universitas
Andalas Padang oleh bidang atau bagian yang digunakan untuk
kepentingan/keperluan proses belajar mengajar dan kepentingan dinas.
TUJUAN
Agar barang inventaris milik Fakultas Teknik Universitas Andalas
Padang tercatat dengan tertib dan aman.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Bidang/bagian membuat dan mengajukan permohonan tertulis yang
ditanda tangani oleh ketua Jurusan / Staf Pengajar dimasukkan ke
Kepala Tata Usaha.
2. Kepala Tata Usaha meneruskan kepada Pembantu Dekan II untuk
mendapat persetujuan.
3. Bila disetujui akan diteruskan pada Kasubag Umum dan pengelola
barang inventaris.
4. Pengelola akan membuatkan Surat Peminjaman.
5. Pengelola barang inventaris akan menyerahkan barang tersebut dan
mencatatnya dalam buku peminjaman.
UNIT TERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
58
7. Pembuatan Daftar Inventaris Ruangan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN DAFTAR INVENTARIS RUANGAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pembuatan daftar yang berisi nama barang inventaris yang ada di
ruangan tertentu.
TUJUAN
Untuk memantau dan mengetahui keberadaan barang inventaris disuatu
ruangan.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Membuat daftar barang inventaris yang ada dengan
mencantumkan : nama barang, kode / nomor inventaris,
banyaknya dan keadaannya.
2. Penanggung jawab ruangan mencocokkan dan menanda tangani
daftar tersebut dan diketahui oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
3. Barang yang telah tercatat pada kartu tersebut tidak boleh
dipindahkan / ditukar dengan ruangan lain tanpa sepengetahuan
pengelola barang inventaris.
UNIT TERKAIT
Bagian / Sub Bagian / Jurusan / Laboratorium
Kembali ke daftar isi
59
8. Perbaikan Barang Inventaris
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERBAIKAN BARANG INVENTARIS
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Perbaikan barang milik Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
yang dinyatakan rusak ( rusak ringan, rusak berat ) sehingga dapat
berfungsi lagi.
TUJUAN
Agar barang inventaris Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
dapat berfungsi dan berdaya guna kembali.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Membuat laporan tertulis kepada Pembantu Dekan II c/q Kepala
Bagian Tata Usaha.
2. Kepala Tata Usaha mendisposisikan ke Kasubag Umum
Perlengkapan agar melakukan koordinasi dengan bagian dan
Jurusan untuk meneliti / memeriksa kebenaran laporan pemakai
barang.
3. Kepala bagian Umum dan Perlengkapan menyampaikan hasil
pemeriksaan kepada Pembantu Dekan II c/q Kepala Tata Usaha,
dengan rekomendasi :
a. Rusak dapat diperbaiki.
b. Rusak dapat diperbaiki dengan penggantian suku cadang.
c. Rusak dapat diperbaiki melalui pihak ketiga.
d. Rusak tidak dapat diperbaiki.
4. Pembantu Dekan II / Kepala Tata Usaha dengan berdasarkan
pada rekomendasi ini memutuskan untuk memperbaiki barang
tersebut.
UNIT TERKAIT
Bagian / Sub Bagian / Jurusan / Laboratorium
Kembali ke daftar isi
60
9. Tamu Pimpinan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PELAYANAN TAMU PIMPINAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Seseorang atau kelompok orang eksternal yang akan menemui pimpinan.
TUJUAN
Sebagai kerangka acuan penerapan langkah-langkah dalam penerimaan
tamu pimpinan.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Tamu yang hendak menemui pimpinan melapor pada resepsionis
atau petugas.
2. Petugas menanyakan maksud dan tujuan dan akan menemui siapa
3. Tamu diarahkan untuk mengisi buku tamu.
4. Petugas akan menghubungi dan memberitahu Pimpinan yang
dimaksud dan tamu dipersilahkan untuk menunggu.
UNIT TERKAIT
Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
61
10. Surat Masuk
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
SURAT MASUK
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Suatu proses penyampaian surat masuk baik internal maupun eksternal.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah alur surat masuk baik internal
maupun eksternal secara tertib dan teratur
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Agendaris menerima surat masuk dan mencatatnya dalam
buku agenda serta dilampiri dengan kartu kendali dan lembar
disposisi
2. Surat-surat yang sifatnya segera di photo kopi dulu dan
kopiannya diserahkan pada KTU.
3. Surat dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisi
4. Setelah didisposisi Dekan dan Pembantu Dekan yang terkait,
surat tersebut disampaikan kepada Kepala Tata Usaha
5. KTU mendisposisi surat tersebut ke Sub Bagian yang terkait.
6. Surat di proses atau disimpan di Sub Bagian
UNIT TERKAIT
Dekan, PD / KTU / Jurusan / Sub Bag.
Kembali ke daftar isi
62
11. Surat Keluar
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
SURAT KELUAR
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Suatu proses penyampaian Surat Keluar baik internal maupun eksternal
Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUJUAN
Sebagai bahan acuan penerapan langkah langkah alur surat keluar baik
internal maupun eksternal secara tertib dan teratur
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Pengola ( Sub Bagian/Jurusan) menyerahkan surat kepada Kepala
Tata Usaha untuk diparaf.
2. Kepala Tata Usaha menyerahkan surat tersebut untuk diparaf oleh
Pembantu Dekan yang terkait :
Bidang I oleh Pembantu Dekan I
Bidang II oleh Pembantu Dekan II
Bidang III oleh Pembantu Dekan III
3. Dekan menanda tangani surat yang telah diparaf oleh Pembantu
Dekan
4. Agendaris memberi nomor surat, memberi amplop, menulis alamat,
mencatat dibuku ekspedisi dan mengirim surat tersebut ke alamat
yang dituju.
5. Arsip surat disimpan :
a. 1 lembar di file Surat Keluar Agendaris
b. 1 lembar pada pengolah ( Sub Bagian/Jurusan )
UNIT TERKAIT
Dekan, PD / KTU / Jurusan / Sub Bagian.
Kembali ke daftar isi
63
12. Pemakaian Ruang Sidang Dekanat
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMAKAIAN RUANG SIDANG DEKANAT
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Ruangan pertemuan yang berkapasitas lebih kurang 75 orang
TUJUAN
Sebagai kerangka acuan penerapan langkah-langkah untuk pemakaian
ruangan sidang.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1) Mengajukan permohonan kepada Pembantu Dekan II melalui
Kepala Tata Usaha yaitu 3 hari sebelum pemakaian.
2) Mencantumkan jadwal pemakaian dalam surat permohonan
yaitu :
a. Hari, tanggal dan jam dilaksanakannya acara
b. Jumlah peserta
c. Alat penunjang yang dibutuhkan ( OHP, Wireless )
3) Kepala Urusan Rumah Tangga menyediakan fasilitas yang
dibutuhkan.
4) Setelah selesai acara peminjam harus melapor kepada Kepala
Urusan Rumah tangga dan mengembalikan alat penunjang yang
dipakai.
UNIT TERKAIT
PD II / KTU / Sub Bagian /
Kembali ke daftar isi
64
13. Pemakaian OHP / Wirelless
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMAKAIAN OHP/WIRELESS
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Inventaris Fakultas Teknik Universitas Andalas yang berfungsi untuk
memberi penjelasan melalui slide dan pengeras suara dalam suatu rapat
dan pertemuan
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan acuan langkah-langkah dalam tata cara
peminjaman barang inventaris.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1) Mengajukan permohonan kepada Pembantu Dekan II melalui
Kepala Tata Usaha yaitu 3 hari sebelum pemakaian.
2) Mencantumkan jadwal pemakaian dalam surat permohonan
yaitu: hari, tanggal dan jam dilaksanakannya acara.
3) Setelah disetujui, maka petugas akan memasang sampai alat
terpasang baik.
4) Peminjam harus menjaga keselamatan alat
5) Apabila telah selesai peminjam harus mengembalikan peralatan
kepada Kepala Urusan Rumah tangga dalam keadaan baik
UNIT TERKAIT
KTU / Sub Bagian/ Jurusan
Kembali ke daftar isi
65
14. Pemakaian Telepon
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMAKAIAN TELEPON
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Suatu upaya komunikasi dari dan ke Fakultas Teknik baik dinas maupun
pribadi.
TUJUAN
Kerangka acuan penerapan langkah-langkah dalam pengoperasian pesawat
telepon.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
I. Keluar
a. Pemakai bisa menelpon keluar ( lokal) melalui pesawat yang ada
di ruangan Dekan, Pembantu Dekan, Sub Bagian dan Jurusan
dengan menekan tombol 9 dan dilanjutkan dengan menekan tombol
telepon yang dituju.
b. Pemakaian telpon interlokal harus seizin PD II, dengan mengisi
buku pemakaian telpon.
II. Masuk
1. Petugas menerima telepon dari luar dengan menyebutkan
identitas dan menggunakan bahasa yang baik dan sopan
2. Petugas menanyakan maksud dan ditujukan kepada siapa
3. Petugas meneruskan kepada yang dituju dengan menekan kode
pesawat yang dituju.
4. Apabila yang dituju tidak ditempat, petugas akan
memberitahukan kepada penelepon dan menayakan pesan jika
ada.
UNIT TERKAIT
Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
66
15. Pengoperasian Faksimile
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGOPERASIAN FAKSIMILE
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Suatu upaya komunikasi cepat & segera yang dikirim dan datang ke
Fakultas Teknik.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam pengoperasian pesawat
faksimile
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang
PROSEDUR
1. Faks Masuk :
a. Petugas menerima pesan melalui telpon dari instansi lain yang
mengirimkan faksimile ke FT-UNAND
b. Petugas mencek apakah pesawat aktif dan lengkap dengan
kertasnya.
c. Jika faks yang masuk untuk Fakultas, petugas akan membaca,
kemudian surat tersebut diagendakan, diberi lembar disposisi
dan kartu kendali selanjutnya diserahkan kepada Dekan..
d. Jika faks tersebut bersifat pribadi, Faks tersebut diserahkan
kepada yang bersangkutan.
2. Faks Keluar :
a. Minta persetujuan pada PD II.
b. Mengisi buku pemakaian faks.
c. Petugas menerima bahan yang akan di faks-kan lengkap dengan
no yang dituju.
d. Petugas mengirim faks pada alamat / no yang dituju.
UNIT TERKAIT
Sub Bagian
Kembali ke daftar isi
67
16. Kerja Sopir pimpinan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
KERJA SOPIR PIMPINAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pegawai yang bertugas membantu pimpinan / tugas kedinasan yang
memakai kendaraan.
TUJUAN
Sebagai pedoman dalam melakukan tugas.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang.
PROSEDUR
1. Menjemput mobil ke rumah Pimpinan.
2. Mencek mobil apakah sudah layak jalan atau tidak
3. Membersihkan mobil.
4. Setelah mobil selesai dibersihkan maka sopir memberi tahu
pimpinan bahwa mobil telah bisa digunakan.
5. Setelah pimpinan sampai di kantor sopir melapor ke Kasubag
umum.
6. Jika sopir ingin memakai kendaraan dinas maka harus melapor ke
Kasubag Umum.
7. Sopir harus selalu berada ditempat sampai pimpinan pulang
kantor untuk diantar kembali pulang kerumah.
UNIT TERKAIT
Pimpinan / Sub Bagian / Jurusan
Kembali ke daftar isi
68
17. Pemakaian Mobil Dinas Untuk Keperluan Dinas
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMAKAIAN MOBIL DINAS UNTUK KEPERLUAN DINAS
OLEH UNIT LAIN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Sarana transportasi yang berupa kendaraan bermotor roda 4 milik negara
yang digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas di
Fakultas Teknik
TUJUAN
Untuk kelancaran tugas kedinasan
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang.
PROSEDUR
1. Memberitahu kepada Kasubag Umum bahwa yang bersangkutan
memerlukan mobil untuk dinas.
2. Kasubag umum memberitahu kepada pimpinan bahwa mobil No
Polisi….. dipakai untuk keperluan dinas dengan lokasi tujuan
jelas.
3. Setelah mendapat persetujuan, Kasubag umum memerintahkan
sopir untuk siap berjalan.
4. Setelah selesai ,sopir melapor kembali kepada Kasubag Umum.
UNIT TERKAIT
Pimpinan / Sub Bagian / Jurusan
Kembali ke daftar isi
69
18. Pemakaian Mobil Dinas Keluar Daerah
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMAKAIAN MOBIL DINAS KELUAR DAERAH
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pemakaian mobil dinas di luar kota Padang.
TUJUAN
Untuk kelancaran tugas Pimpinan.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang.
PROSEDUR
1. Pimpinan memberitahu Kasubag Umum bahwa akan dinas keluar
daerah dengan memakai mobil dinas..
2. Kasubag Umum membuat Surat Tugas untuk sopir.
3. Kasubag Umum memintakan uang makan dan honor sopir pada
Kasubag Keuangan.
4. Setelah kembali, sopir melapor pada Kasubag Umum.
UNIT TERKAIT
Pimpinan / Sub Bagian / Jurusan
CATATAN
Kalau Pimpinan ke luar daerah tidak memakai kendaraan dinas, mobil
diserahkan / di pool di Dekanat.
Kembali ke daftar isi
70
19. Service Kendaraan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
SERVICE KENDARAAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail. Dr.Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Perbaikan kendaraan dinas pada bengkel yang ditunjuk.
TUJUAN
Untuk kelancaran transportasi kedinasan.
KEBIJAKAN
Manual Organisasi Fakultas Teknik Universitas Andalas Padang.
PROSEDUR
1. Sopir melapor kepada pimpinan yang bersangkutan bahwa mobil
akan diservice.
2. Pimpinan yang bersangkutan memberitahu kepada Kasubag
Umum bahwa mobil akan diservice dan sopir menerangkan
kerusakkan apa saja yang ada kepada Kasubag Umum.
3. Kasubag Umum meminta Kepala Urusan Rumah Tangga mencek
kebenaran dari laporan kerusakan sopir yang bersangkutan.
4. Kasubag Umum membuat Work Order (WO) pada bengkel yang
ditunjuk,. WO tersebut harus disetujui terlebih dahulu oleh Kepala
Tata Usaha dan Pembantu Dekan II.
5. Sopir membawa mobil ke bengkel dengan menyerahkan WO.
6. Setelah mobil diperbaiki, sopir membawa mobil kembali.
UNIT TERKAIT
PD II / KTU/Sub Bagian / Bengkel
Kembali ke daftar isi
71
IV. BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KASUBAG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUGAS POKOK
Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan menilai
pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan sub bagian keuangan dan
kepegawaian serta menyusun konsep rencana anggaran Fakultas, mutasi dan
menata naskah kepegawaian Fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku
untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas.
2. Menentukan prioritas pekerjaan.
3. Memberi nilai DP3 bawahan.
4. Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan.
5. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
6. Meminta petunjuk atasan.
7. Meminta data dan informasi kepada unit kerja yang terkait.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan menurut program kerja.
2. Kebenaran dan kelengkapan bahan tentang kepegawaian
administrasi/staf pengajar dan keuangan.
3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan bahan tentang kepegawaian
administrasi/staf pengajar dan keuangan.
5. Kedisiplinan bawahan.
72
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Menyusun program kerja tahunan sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan kerja tahunan sub.bagian.
2. Menyusun formasi kebutuhan pegawai edukatif / non edukatif.
3. Mempersiapkan usul penempatan pegawai serta mempersiapkan usul
mutasi pegawai.
4. Mempersiapkan usul pengangkatan pegawai edukatif dan non edukatif.
5. Mempersiapkan pengusulan kenaikan pangkat/kenaikan gaji berkala
pegawai.
6. Menyusun statistik registrasi (buku induk) dan mengarsipkan
kepegawaian, membuat DUK/DP3 serta mempersiapkan
pengembangan kesejahteraan pegawai.
7. Mengumpulkan dan mengolah data untuk menyusun anggaran serta
mempersiapkan bahan penyusunan anggaran dan rencana penggunaan
anggaran.
8. Melaksanakan/membuat daftar gaji pegawai dan biaya perjalanan
dinas.
9. Melakukan pencatatan, pembukuan dan pengarsipan/dokumen/bukti
pengeluaran keuangan.
10. Memonitor pelaksanaan anggaran.
11. Membuat laporan tahunan/triwulan.
12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan : III/c
Pendidikan Formal : Sarjana S.1
Bidang Administrasi Keuangan dan Kepegawaian dan
mempunyai kemampuan manajerial.
HUBUNGAN KERJA
Hubungan kerja antara Sub bagian jurusan.
Kabag TU, PD II.
Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.
Kembali ke daftar isi
73
2. Urusan Kepegawaian Tenaga Akademik
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
URUSAN KEPEGAWAIAN TENAGA AKADEMIS
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Urusan Kepegawaian Tenaga Akademis.
TUGAS POKOK
Memproses tentang kepegawaiantenaga akademis, pengusulan CPNS,
perubahan pangkat, gaji, beban tugas dosen serta melayani permintaan
Karpeg, Askes, Taspen dan surat keterangan lainnya.
WEWENANG
1. Meminta petunjuk kepada atasan.
2. Meminta data kepegawaian.
3. Memproses tentang kepegawaian administrasi.
4. Mengajukan saran kepada atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
2. Kebenaran dan kelengkapan bahan tentang kepegawaian administrasi.
URAIAN TUGAS
1. Memproses pengusulan CPNS dosen.
2. Membuatkan surat keterangan tugas belajar staf pengajar dan aktif
kembali mengajar.
3. Surat keterangan telah menjalankan tugas dan surat keterangan
tunjangan fungsional dosen.
4. Memproses kenaikan pangkat dosen dan penghitungan angka kredit
yang bersangkutan.
5. Memproses daftar urutan kepangkatan.
6. Meminta data kebutuhan tenaga akademik (dosen) pada jurusan.
7. Pembuatan DP3, KP4, kartu Askes, Karpeg dan Taspen,
memperbaharui secara berkala data-data kegiatan dosen.
8. Pembuatan KGB, proses pensiun dan meninggal dunia.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
74
3. Urusan Kepegawaian Administrasi
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
URUSAN KEPEGAWAIAN ADMINISTRASI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT - UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Urusan Kepegawaian Administrasi
TUGAS POKOK
Memproses tentang kepegawaian administrasi, perubahan pangkat, gaji dan
penempatan.
WEWENANG
1. Meminta petunjuk kepada atasan.
2. Meminta data kepegawaian.
3. Memproses tentang kepegawaian administrasi.
4. Mengajukan saran kepada atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
2. Kebenaran dan kelengkapan bahan tentang kepegawaian administrasi.
URAIAN TUGAS
1. Memproses CPNS, kenaikan pangkat.
2. Membuat usulan KGB, SK / Adm.
3. Memproses monitoring kehadiran.
4. Mutasi Pegawai.
5. Memproses daftar urutan kepangkatan.
6. Perencanaan kebutuhan tenaga.
7. Pembuatan DP3
8. Pembuatan Karpeg/Karis/Karsu.
9. Pembuatan ASKES, kartu TASPEN.
10. Pembuatan SK dan Surat Tugas.
11. Cuti Pegawai.
12. Memproses pegawai indisipliner.
13. Menyelesaikan kasus kepegawaian.
14. Hukuman disiplin.
15. Proses pensiunan PNS dan yang meninggal dunia.
16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
75
4. Pembuat Daftar Gaji
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PEMBUAT DAFTAR GAJI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr.Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pembuat daftar gaji
TUGAS POKOK
Membuat daftar gaji dan lembur di lingkungan Fakultas Teknik Universitas
Andalas berdasarkan ketentuan yang berlaku.
WEWENANG
1. Meminta kelengkapan data pegawai
2. Meminta petunjuk kepada atasan
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan pembuatan daftar gaji dan lembur.
2. Kebenaran dan kelengkapan data mutasi pegawai.
3. Kebenaran penghitungan gaji dan lembur.
4. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
URAIAN TUGAS
1. Menerima dan mencatat salinan keputusan tentang mutasi pegawai
yang meliputi pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan gaji
berkala, pengangkatan dalam jabatan, perubahan susunan keluarga
dan daftar hadir lembur sebagai bahan pembuatan gaji dan daftar
lembur.
2. Membuat konsep daftar gaji dengan menghitung besarnya gaji yang
harus diterima oleh setiap pegawai berdasarkan peraturan penggajian
dan data mutasi pegawai serta perubahannya.
3. Membuat daftar lembur dengan menghitung besarnya uang lembur
berdasarkan peraturan yang berlaku dan daftar hadir lembur untuk
disyahkan.
4. Membuat konsep permintaan pembayaran gaji pegawai.
5. Mengajukan surat permintaan pembayaran gaji dan uang lembur
beserta lampirannya yang telah disyahkan kepada bendaharawan/
KPKN untuk diproses lebih lanjut.
6. Mengajukan konsep surat keputusan pemberhentian pembayaran
SKKP bagi pegawai yang berhenti, pensiun, pindah atau meninggal
dunia KPKN sebagai dasar penghentian pembayaran gaji.
7. Memberikan layanan pegawai yang memerlukan daftar rincian gaji.
8. Menata arsip daftar gaji, daftar lembur dan SKKP serta data
kepegawaian lainnya untuk memudahkan pencarian apabila
diperlukan.
9. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagi pertanggung
jawaban.
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
76
5. Juru Bayar Gaji
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
JURU BAYAR GAJI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Juru Bayar Gaji.
TUGAS POKOK
Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang serta mempertanggung
jawabkan pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Mengajukan saran kepada atasan.
2. Meminta kelengkapan data dan informasi anggaran.
3. Menolak pembayaran uang yang tidak sesuai dengan ketentuan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran pengeluaran uang.
2. Keamanan penyimpanan uang.
3. Kebenaran dan ketetapan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan laporan.
URAIAN TUGAS
1. Mengajukan / membuat rekap gaji.
2. Menandatangani rekap gaji.
3. Meminta tandatangan rekap gaji ke rektorat.
4. Membuatkan rapel / kekurangan-kekurangan gaji pegawai/staf
pengajar Fakultas Teknik Unand.
5. Membayar gaji, rapel dan lembur kepada pegawai yang berhak
dengan meminta tandatangan pegawai yang bersangkutan sebagai
tanda bukti pembayaran.
6. Membukukan SPMU.
7. Melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan sebagai pertanggung
jawaban.
8. Melaksanakan tugas lain yang di tugaskan pimpinan.
Kembali ke daftar isi
77
6. Juru Bayar DIPA DIK (Rutin)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
JURU BAYAR DAFTAR ISIAN PENGGUNAAN ANGGARAN
(DIPA) DIK (RUTIN)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Juru Bayar DIPA DIK (RUTIN)
TUGAS POKOK
Menerima, mencatat dan mengeluarkan uang serta menyusun pertanggung
jawaban penggunaan uang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
WEWENANG
1. Meminta petunjuk kepada atasan.
2. Meminta kelengkapan data pengguna uang.
3. Menolak permintaan uang yang tidak sesuai dengan prosedur.
4. Mengajukan saran kepada atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
2. Kebenaran dan kelengkapan pertanggung jawaban.
3. Ketepatan perdayagunaan ATK dan APK.
4. Kebenaran alat bukti penggunaan uang.
5. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang.
URAIAN TUGAS
1. Mengajukan permintaan dana.
2. Menerima uang sesuai dengan permintaan untuk mendukung kegiatan.
3. Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang pada buku kas tabelaris
untuk bahan informasi.
4. Memintakan dana konsumsi pimpinan dan karyawan.
5. Menyediakan dana pembelian barang dan rehab menurut mata anggaran
yang telah ditentukan.
6. Menyimpan tanda bukti penggunaan uang sebagai bahan informasi.
7. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban.
8. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
78
7. Juru Bayar DIPA DIKS (SPP/DPP)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
JURU BAYAR DAFTAR ISIAN PENGGUNAAN ANGGARAN
(DIPA) DIK.S (SPP DPP)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Juru Bayar DIPA DIK.S (SPP DPP)
TUGAS POKOK
Menerima, mencatat dan mengeluarkan uang serta menyusun pertanggung
jawaban penggunaan uang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
WEWENANG
1. Meminta petunjuk kepada atasan.
2. Meminta kelengkapan data pengguna uang.
3. Menolak permintaan uang yang tidak sesuai dengan prosedur.
4. Mengajukan saran kepada atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
2. Kebenaran dan kelengkapan pertanggungjawaban.
3. Ketepatan pendayagunaan ATK dan APK.
4. Kebenaran alat bukti penggunaan uang.
5. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang.
URAIAN TUGAS
1. Mengajukan SPM yang ditunjuk untuk pencairan anggaran.
2. Menerima uang sesuai dengan permintaan untuk mendukung kegiatan.
3. Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang pada buku kas tabelaris
untuk bahan informasi.
4. Melakukan pembayaran honor, biaya penelitian, pengabdian pada
masyarakat dan kemahasiswaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Menyusun pertanggungjawaban penggunaan uang.
6. Menyimpan tanda bukti penggunaan uang sebagai bahan informasi.
7. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban.
8. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
79
8. Juru Bayar DIPA (DBO)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
JURU BAYAR DAFTAR ISIAN PENGGUNAAN ANGGARAN
(DIPA) DANA BANTUAN OPERASIONAL (DBO)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Juru Bayar DIPA DBO.
TUGAS POKOK
Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang serta mempertanggung
jawabkan pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
WEWENANG
1. Mengajukan saran kepada atasan.
2. Meminta kelengkapan data dan informasi anggaran.
3. Menolak pembayaran uang yang tidak sesuai dengan ketentuan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran pengeluaran uang.
2. Keamanan penyimpanan uang.
3. Kebenaran dan ketetapan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan laporan.
URAIAN TUGAS
1. Mengajukan/permintaan dana
2. Mengumpulkan data honor bimbingan Tugas Akhir seluruh jurusan.
3. Membuat permintaan barang Alat Tulis Kantor untuk proses belajar
mengajar Fakultas Teknik Unand.
4. Membuat permintaan barang kebutuhan operasional rumah tangga
Fakultas Teknik Unand.
5. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggung
jawaban.
6. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
80
9. Juru Bayar Forum HEDS
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
JURU BAYAR FORUM HEDS
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Juru bayar Forum HEDS
TUGAS POKOK
Memintakan dana dan membayar honor dalam kegiatan Forum HEDS
WEWENANG
1. Meminta petunjuk kepada atasan.
2. Melengkapi data.
3. Menolak permintaan di luar prosedur.
4. Mengajukan saran kepada atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
2. Kebenaran dan kelengkapan pertanggungjawaban.
3. Ketepatan perdayagunaan ATK.
4. Kebenaran alat bukti penggunaan dana.
URAIAN TUGAS
1. Mengajukan permintaan dana.
2. Melayani SPPD pimpinan.
3. Memintakan honor pengelola Forum Heds.
4. Memintakan barang ATK kebutuhan Forum Heds.
5. Melayani pelaksanaan kegiatan Forum Heds.
6. Melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan sebagai pertanggungjawaban
7. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
81
10. Juru Bayar HEDS-PER GRASE
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
JURU BAYAR HEDS–PER GRASE
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Juru bayar HEDS– Per Grase
TUGAS POKOK
Memintakan dana dan membayar honor dalam kegiatan HEDS–PER
GRASE
WEWENANG
1. Meminta petunjuk kepada atasan.
2. Melengkapi data.
3. Menolak permintaan yang tidak sesuai dengan prosedur.
4. Mengajukan saran kepada atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
2. Kebenaran dan kelengkapan pertanggungjawaban.
3. Ketepatan perdayagunaan ATK.
4. Kebenaran alat bukti penggunaan dana.
URAIAN TUGAS
1. Mengajukan permintaan dana untuk kegiatan.
2. Melayani SPPD pimpinan yang akan bepergian.
3. Membuat dan mengajukan permintaan honor pengelola HEDS–per Grase.
4. Memintakan barang ATK kebutuhan HEDS–per Grase.
5. Melayani pelaksanaan kegiatan HEDS–per Grase.
6. Melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan sebagai pertanggungjawaban.
7. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
82
11. Juru Bayar Non Reguler
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
JURU BAYAR NON REGULER
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Juru Bayar Non Reguler
TUGAS POKOK
Menerima, mencatat dan mengeluarkan uang serta menyusun
pertanggungjawaban penggunaan uang sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
WEWENANG
1. Meminta petunjuk kepada atasan.
2. Meminta kelengkapan data pengguna uang.
3. Menolak permintaan uang yang tidak sesuai dengan prosedur.
4. Mengajukan saran kepada atasan.
TANGGUNG JAWAB
1. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
2. Kebenaran dan kelengkapan pertanggungjawaban.
3. Ketepatan perdayagunaan ATK dan APK.
4. Kebenaran alat bukti penggunaan uang.
5. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang.
URAIAN TUGAS
1. Mengajukan permintaan dana.
2. Menerima uang sesuai dengan permintaan untuk mendukung kegiatan.
3. Melakukan pembayaran honor, biaya Penelitian, Pengabdian pada
Masyarakat dan Kemahasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang pada buku kas tabelaris
untuk bahan informasi.
5. Menyusun pertanggungjawaban penggunaan dana.
6. Menyimpan tanda bukti penggunaan dana sebagai bahan informasi.
7. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban.
8. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kembali ke daftar isi
83
12. Pencatat Pembukuan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
PENCATAT PEMBUKUAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Pencata pembukuan
TUGAS POKOK
Mencatat dan membukukan penerimaan dan pengeluaran ke dalam masingmasing
buku pembantu berdasarkan alokasi dana DASK secara benar dan
terperinci.
.
WEWENANG
1. Menyelenggarakan pembukuan dengan cepat, tepat dan rapi.
2. Melaporkan terjadinya kesalahan, kekurangan atau kelebihan dalam
perhitungan penerimaan dan pengeluaran.
TANGGUNG JAWAB
Mengamankan buku pembantu anggaran-anggaran dan dokumen-dokumen
penerimaan dan pengeluaran anggaran rutin.
URAIAN TUGAS
1. Mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran kas berdasarkan tanda
bukti yang sah secara tertib dan teratur ke dalam Buku Kas Umum
(BKU).
2. Mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran kas pada Buku Pembantu
Per objek dan Rincian Objek berdasarkan Tanda Bukti Pembayaran
(TBP).
3. Melakukan register SKO, SPP, dan SPM.
4. Mengarsipkan atau menyimpan dokumen SKO, SPP, SPM dan SPJ.
5. Mengarsipkan SKPD, SKRD / TBP dan STS.
6. Mencatat pengeluaran panjar pada Buku Panjar.
7. Mencatat penerimaan dan penyetoran PPN/PPH dan Buku Pajak.
8. Menyiapkan SPJ Unit Kerja dan menghimpun bukti-bukti pengeluaran
sebagai lampiran SPJ.
9. Mengkoordinir Pemegang Kas Pembantu Kegiatan dalam menyusun SPJ
dan tertib administrasi secara tepat waktu.
Kembali ke daftar isi
84
B. KEGIATAN
1. Pengajuan Kenaikan Pangkat dan Penyesuaian Ijazah Pegawai
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGAJUAN KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI DAN
PENYESUAIAN IJAZAH
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian PNS yang
bersangkutan terhadap negara, dimaksudkan sebagai dorongan kepada PNS
untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk kenaikan pangkat pegawai
tepat pada waktunya.
KEBIJAKAN
1. UU No.43 Tahun 1999 Perubahan UU No.08 Tahun 1974
2. PP No. 99 Tahun 2000
3. PP No. 11 dan 12 Tahun 2000
85
PROSEDUR
1. Petugas melakukan pendataan file pegawai yang memenuhi persyaratan
untuk kenaikan pangkat :
a) Telah memenuhi masa kerja 4 (empat) tahun di pangkat terakhir.
b) Nilai rata-rata DP3 dua tahun terakhir adalah Baik..
c) Menyerahkan kelengkapan bahan masing-masing rangkap 4 yang
telah dilegalisir oleh KTU:
Foto kopi SK Calon dan 100% (Kenaikan pangkat I)
Foto kopi SK terakhir
Foto kopi SK KGB terakhir
Foto kopi Ijazah
Foto kopi Karpeg
Foto kopi Ijazah yang akan disesuaikan. (dilegalisir oleh
sekolah asal)
Foto kopi DP3
d) Membuat perincian tugas dan daftar riwayat hidup/pekerjaan
diketahui oleh KTU.
2. Petugas membuat rekap absen kehadiran selama 1 tahun
3. Petugas menyusun dan memproses berkas pegawai yang akan naik
pangkat, kemudian disidangkan bersama PD II, Kabag dan Kasubag
untuk mendapatkan persetujuan.
4. Peserta sidang menandatangani berita acara rapat
5. Petugas membuat surat pengantar yang telah ditandatangani oleh
Pembantu Dekan II bagi pegawai yang lulus.
6. Petugas mengirim surat pengantar dan bahan kenaikan pangkat pegawai
yang telah lulus ke bagian kepegawaian Rektorat untuk diproses lebih
lanjut
UNIT TERKAIT
1. Pembantu Dekan II, Kabag. TU dan Kasubag di lingkungan Fakultas
Teknik UNAND
2. Bagian Kepegawaian Fakultas.
3. Bagian Kepegawaian Universitas Andalas.
4. KPKN Sumatera Barat.
Kembali ke daftar isi
86
2. Pengurusan Kenaikan Pangkat dan Penyesuaian Ijazah Staf Pengajar
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGURUSAN KENAIKAN PANGKAT DAN PENYESUAIAN
IJAZAH STAF PENGAJAR (DOSEN)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian PNS yang
bersangkutan terhadap negara, dimaksudkan sebagai dorongan kepada PNS
untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk kenaikan pangkat pegawai
tepat pada waktunya.
KEBIJAKAN
1. UU No. 43 Tahun 1999 Perubahan UU No. 08 Tahun 1974
2. PP. No. 99 Tahun 2000
3. PP. No. 11 dan 12 Tahun 2000
87
PROSEDUR
1. Petugas melakukan pendataan file staf pengajar yang memenuhi
persyaratan untuk kenaikan pangkat :
a) Telah memenuhi jumlah angka kredit kumulatif yang
ditetapkan :
III a = 100
III a ke III b = 150
III b ke III c = 200
III c ke III d = 300
III d ke IV a = 400
IV a ke IV b = 550
IV b ke IV c = 700
IV c ke IV d = 850
IV d ke IV e = 1050
b) Nilai rata-rata DP3 dua tahun terakhir adalah Baik.
c) Menyerahkan bukti angka kredit.
d) Menyerahkan kelengkapan bahan masing-masing rangkap 4
yang telah dilegalisir oleh KTU:
Foto kopi SK Calon dan 100% (Kenaikan pangkat I)
Foto kopi SK terakhir
Foto kopi SK KGB terakhir
Foto kopi Ijazah
Foto kopi Karpeg
Foto kopi Ijazah yang akan disesuaikan. (dilegalisir oleh
sekolah asal)
Foto kopi DP3
2. Petugas menyusun berkas bukti angka kredit staf pengajar yang akan
naik pangkat, kemudian disidangkan oleh panitia kenaikan pangkat
staf pengajar (Dekan, PD, KTU, Kajur dan Kasubag. Kepegawaian)
3. Peserta sidang merekomendasikan berkas bukti angka kredit.
4. Berkas angka kredit dan bahan kenaikan pangkat disidangkan di
tingkat senat fakultas untuk mendapat persetujuan.
5. Petugas membuat surat pengantar yang telah ditandatangani oleh
Pembantu Dekan II bagi staf pengajar yang lulus.
6. Petugas mengirim surat pengantar dan bahan kenaikan pangkat staf
pengajar yang telah lulus ke bagian kepegawaian Rektorat untuk
diproses lebih lanjut.
UNIT TERKAIT
1. Senat Fakultas.
2. Dekan, PD, Kajur, KTU.
3. Bagian Kepegawaian Fakultas.
4. Bagian Kepegawaian Universitas Andalas.
5. KPKN Sumatera Barat.
Kembali ke daftar isi
88
3. Perencanaan Kebutuhan Tenaga
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERENCANAAN KEBUTUHAN TENAGA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Perkiraan-perkiraan secara proaktif baik jangka pendek maupun jangka
panjang untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan
Fakultas Teknik Universitas Andalas dalam rangka meningkatkan
pelayanan.
TUJUAN
Sebagai acuan perhitungan kebutuhan tenaga di lingkungan Fakultas
Teknik Universitas Andalas.
KEBIJAKAN
Fakultas Teknik Universitas Andalas
PROSEDUR
1. Subag Keuangan dan Kepegawaian membuat permintaan usulan tentang
perencanaan sesuai kebutuhan pada jurusan.
2. Usulan tersebut diusulkan ke Dekan melalui Kabag.TU dan PD II.
3. Mengirim permintaan ke Universitas Andalas.
UNIT TERKAIT
Dekan.,PD, KTU, Kajur dan Kasubag Fakultas Teknik Universitas
Andalas.
Kembali ke daftar isi
89
4. Kenaikan Gaji Berkala ( KGB )
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
KGB diberikan sesuai dengan masa kerja golongan yang telah ditentukan
dengan nilai rata-rata DP3nya sekurang-kurangnya cukup dan nilai
kesetiaan 91 (amat baik).
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mendapatkan KGB
pegawai negeri sipil Fakultas Teknik Unand.
KEBIJAKAN
1. Keppres No. 29 Tahun 1984 ayat 1 pasal 53
2. PP No. 26 Tahun 2001.
3. PP No. 11 Tahun 2003
PROSEDUR
1. Petugas Keuangan dan Kepegawaian membuat daftar dan menilai masa
kerja pegawai.
2. Petugas Keuangan dan Kepegawaian membuat daftar usulan KGB
paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum jatuh tempo, kemudian diteruskan
kepada Dekan melalui Kabag. TU/PD II untuk ditandatangani.
3. Daftar usulan KGB diteruskan ke bagian keuangan untuk di mintakan
perubahan gaji (penerimaan)
4. Usulan KGB tersebut diteruskan ke Unand dan KPKN untuk dimintakan
gaji yang bersangkutan.
UNIT TERKAIT
1. Dinas Pendidikan Direktorat Pendidikan Tinggi.
2. KPKN Padang.
3. Bagian Gaji Unand.
4. Bagian Gaji Fakultas Teknik Unand.
Kembali ke daftar isi
90
5. Pembuatan Tabungan Pensiun (TASPEN)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN TABUNGAN PENSIUN (TASPEN)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Tabungan yang diberikan kepada pegawai di masa pensiun atau ahli waris
pegawai yang telah meninggal dunia.
TUJUAN
Setiap PNS akan menerima tabungan pensiun setelah sampai masa
pensiun/meninggal dunia.
KEBIJAKAN
PP Tahun 1981
PROSEDUR
1. Personalia membuat surat pengantar yang ditandatangani oleh PD II.
2. Fotokopi SK awal (SK CPNS) 2 rangkap.
3. Fotokopi SK terakhir 2 rangkap.
4. KP4.
5. Fotokopi Kartu Pegawai (Karpeg).
UNIT TERKAIT
1. PNS di lingkungan Fakultas Teknik Unand.
2. Sub. Bag Keuangan Fakultas Teknik Unand.
3. Kantor Taspen.
Kembali ke daftar isi
91
6. Pembuatan KARPEG
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN KARPEG
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Kartu pengenal pengawai Negeri sipil yang berlaku selama ybs menjadi
PNS
TUJUAN
Membantu PNS dalam pengurusan kepegawaian pensiun dan yang
meninggal dunia.
KEBIJAKAN
Peraturan pemerintah, perbendaharaan negara.
PROSEDUR
Kepegawaian membuat surat pengantar ke Unand dengan melampirkan
dokumen yang telah dilegalisir oleh KTU rangkap 3 berupa:
1. Fotokopi SK CPNS.
2. Fotokopi SK 100 % .
3. Pas foto ukuran 3x4
4. Fotokopi Sertifikat Latihan Pra jabatan
UNIT TERKAIT
1. PNS di lingkungan Fakultas Teknik Unand.
2. Sub. Bag Keuangan dan Kepegawaian Fakultas Teknik Unand.
3. BAKN dan Kepegawaian.
Kembali ke daftar isi
92
7. Pembuatan KARIS, KARSU
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN KARIS/KARSU
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Karis adalah Kartu Istri dan Karsu adalah Kartu Suami.
TUJUAN
Membantu keluarga (ahli waris) untuk mengurus kepegawaian pensiun dan
yang meninggal dunia.
KEBIJAKAN
Peraturan pemerintah, perbendaharaan negara.
PROSEDUR
Kepegawaian membuat surat pengantar ke Unand dengan melampirkan:
1. Fotokopi SK rangkap 3 (tiga) yang telah dilegalisir oleh KTU.
2. Fotokopi surat nikah yang telah dilegalisir oleh KUA.
3. Daftar keluarga (blanko).
4. Pas foto 3x3 hitam putih sebanyak 3 lembar
UNIT TERKAIT
1. PNS d lingkungan Fakultas Teknik Unand.
2. Sub. Bag Keuangan dan Kepegawaian Fakultas Teknik Unand.
3. BAKN dan Kepegawaian.
Kembali ke daftar isi
93
8. Surat Keterangan untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP4 )
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN SURAT KETERANGAN UNTUK MENDAPATKAN
TUNJANGAN KELUARGA ( KP4 )
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Surat keterangan untuk mendapatkan tunjangan keluarga, yaitu yang masih
menjadi tanggungan pegawai yang bersangkutan sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk membuat KP4.
KEBIJAKAN
PP No. 11 Tahun 2003
PROSEDUR
1. Pegawai yang bersangkutan mengisi blanko konsep yang terdiri atas
nama, pangkat, jabatan, alamat serta nama suami/istri dan anak yang
menjadi tanggungan setiap tanggal 2 Januari tahun yang bersangkutan.
2. Blanko konsep yang telah diisi diserahkan kepada Subag. Keuangan dan
Kepegawaian.
3. Subag Keuangan dan Kepegawaian melaksanakan pengetikan KP4
sesuai dengan blanko konsep.
4. KP4 ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan.
5. KP4 diketahui dan ditandatangani oleh Kabag. TU/Kasubag Keuangan
dan Kepegawaian.
6. KP4 disertai lampiran Surat Nikah dan Akte Kelahiran diserahkan
kepada Bagian Keuangan untuk dimintakan gaji yang bersangkutan.
UNIT TERKAIT
1. PNS di lingkungan Fakultas Teknik Unand.
2. Sub. Bag Keuangan Fakultas Teknik Unand.
Kembali ke daftar isi
94
9. Pembuatan DP3
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN DP3
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai negeri sipil yang telah
bekerja sedikitnya 6 bulan atau 1 tahun yang dibuat langsung oleh atasan
yang bersangkutan.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah penilaian pegawai negeri sipil
Fakultas Teknik Universitas Andalas.
KEBIJAKAN
PP No. 10 Tahun 1979
PROSEDUR
1. Pejabat penilai (atasan langsung) membuat draf DP3 sesuai dengan
formulir yang telah ditetapkan pada PP No. 10 Tahun 1979 untuk
pegawai yang dipimpinnya pada setiap akhir tahun (31 Desember) yang
berlaku sejak bulan Januari s/d Desember tahun berikutnya.
2. DP3 diketik oleh Kasubag Keuangan dan Kepegawaian secara kolektif.
3. DP3 ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan.
4. Apabila pegawai yang bersangkutan tidak setuju, ia dapat mengajukan
keberatan kepada pejabat atas penilaian dengan menyebutkan alasan
secara tertulis sesuai dengan aturan yang berlaku.
5. Ketentuan pejabat penilai sebagai berikut:
a. Pejabat penilai DP3 Eselon IVa adalah Kabag TU.
b. Pejabat penilai Eselon III adalah Pembantu Dekan II.
c. Pejabat penilai Eselon II (Pembantu Dekan) adalah Eselon I
(Dekan).
d. Pejabat penilai Dekan (Eselon Ib) adalah Rektor.
e. Pejabat penilai staf pengajar adalah oleh Kajur.
UNIT TERKAIT
1. PNS di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
2. Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
95
10. Pembuatan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN KARTU ASURANSI KESEHATAN (ASKES)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Kartu Tanda Peserta Asuransi untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
sesuai dengan golongan/pangkat pegawai negeri pada rumah sakit
pemerintah, poliklinik atau rumah sakit swasta yang bekerjasama dengan
PT ASKES.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pembuatan kartu untuk
mendapatkan jaminan pelayanan kesehatan pada PT ASKES/Asuransi
kesehatan.
KEBIJAKAN
PP No. 69 Tahun 1991 tentang keanggotaan ASKES yang lama (PNS, dll)
yang boleh diperluas ke BUMN.
PROSEDUR
1. Pegawai Negeri Sipil/Calon Pegawai Negeri Sipil mengisi formulir
yang diterbitkan oleh PT ASKES yang dilengkapi dengan:
2. Fotokopi SK terakhir yang dilegalisir.
3. Fotokopi daftar gaji yang dilegalisir.
4. Fotokopi surat nikah yang dilegalisir bagi yang sudah nikah.
5. Fotokopi akte kelahiran anak yang dilegalisir.
6. Fotokopi surat pernyataan masih kuliah bagi anak yang sudah
berusia 21 tahun.
7. Pas foto ukuran 2x3 masing-masing 2 lembar.
8. Berkas-berkas yang sudah lengkap dikirim ke kantor PT ASKES
oleh petugas kepegawaian atau petugas lain yang ditunjuk.
9. Kartu ASKES yang diberi pas foto ditandatangani oleh peserta dan
masing-masing anggota keluarga peserta.
UNIT TERKAIT
1. PNS di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
2. PT ASKES
Kembali ke daftar isi
96
11. Penerbitan SK Tugas Belajar di luar negeri
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENERBITAN SK TUGAS BELAJAR DI LUAR NEGERI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Syarat kelengkapan administrasi belajar di luar negeri.
TUJUAN
Mempermudah proses administrasi untuk melanjutkan pendidikan di luar
negeri.
KEBIJAKAN
Keputusan MENKOWASBANGPAN No. 38/Kep/MK WASPAN/8/1999.
PROSEDUR
1. Pegawai yang bersangkutan menyediakan dokumen sebagai
berikut:
2. Surat usulan dari pimpinan unit kerja PNS yang bersangkutan.
3. Fotokopi SK pangkat/golongan terakhir.
4. Fotokopi SK jabatan terakhir.
5. Fotokopi DP3 dua tahun terakhir.
6. Surat rekomendasi/tanda lulus seleksi dari perguruan tinggi tempat
tugas belajar di luar negeri yang akan dilaksanakan.
7. Surat keterangan dari sponsor/proyek yang akan membiayai tugas
belajar tersebut.
8. Surat persetujuan penugasan keluar negeri oleh sekretaris kabinet.
9. Mengembalikan buku perpustakaan jurusan dan rektorat,
dibuktikan dengan surat keterangan bebas pustaka.
UNIT TERKAIT
1. DEPDIKNAS
2. DEPLU/Sekretaris Kabinet
3. Kabag. Kepegawaian dan keuangan di lingkungan Unand
4. Kabag. Pendidikan. U/P Kasubag kerjasama
5. Fakultas Teknik Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
97
12. Penerbitan SK Tugas Belajar di dalam negeri
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENERBITAN SK TUGAS BELAJAR DI DALAM NEGERI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Syarat kelengkapan administrasi belajar di dalam negeri.
TUJUAN
Mempermudah administrasi untuk melanjutkan pendidikan di dalam negeri.
KEBIJAKAN
Keputusan MENKOWASBANGPAN No. 38/Kep/MK WASPAN/8/1999.
PROSEDUR
1. Pegawai yang bersangkutan menyediakan dokumen yang diusulkan
sebelum dimulainya tahun ajaran/akademik sebagai berikut:
2. Surat usulan dari pimpinan unit kerja PNS yang bersangkutan.
3. Fotokopi SK pangkat/golongan terakhir.
4. Fotokopi SK jabatan terakhir.
5. Fotokopi DP3 dua tahun terakhir.
6. Surat rekomendasi/tanda lulus seleksi dari perguruan tinggi negeri
penyelenggara Program Pasca Sarjana di dalam negeri.
7. Surat Keterangan tentang program studi yang akan diikuti.
8. Mengembalikan buku perpustakaan jurusan dan rektorat dengan
surat keterangan bebas pustaka.
UNIT TERKAIT
1. DEPDIKNAS
2. Program tinggi Program Pasca Sarjana Unand/ diluar Unand
3. Kabag Kepegawaian dan keuangan di lingkungan Unand
4. Kabag Pendidikan U/P Kasubag kerjasama
5. Fakultas Teknik Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
98
13. Daftar Urut Kepangkatan ( DUK )
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN DAFTAR URUTAN KEPANGKATAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Merupakan salah satu bahan obyektif untuk melaksanakan pembinaan karir
Pegawai Negeri Sipil berdasarkan sistem karir dan sistem prestasi kerja.
TUJUAN
Sebagai acuan untuk menyusun Daftar Urutan Kepangkatan.
KEBIJAKAN
PP No.15 Tahun 1979
PROSEDUR
Pembuatan Daftar Urutan Kepangkatan di tinjau dari:
1. Pangkat
a. PNS dengan pangkat lebih tinggi dicantumkan pada urutan yang
lebih tinggi.
b. Apabila tingkatannya sama, tetapi umurnya lebih tua dicantumkan
pada urutan yang lebih tinggi.
2. Jabatan
a. Apabila tingkatannya sama dan diangkat dalam tingkat yang sama
pula, maka jabatan yang lebih tinggi dicantumkan pada urutan yang
lebih tinggi.
b. Apabila jabatan sama, maka yang menjabat lebih dulu dicantumkan
pada urutan yang lebih tinggi.
3. Masa Kerja
a. Apabila tingkat dan jabatan sama, maka yang masa kerjanya lebih
lama dicantumkan pada urutan yang lebih tinggi.
b. Masa kerja yang diperlihatkan dalam pembuatan DUK adalah masa
kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji.
4. Latihan Jabatan
a. Apabila ada dua orang atau lebih PNS dengan pangkat sama,
jabatan sama dan masa kerja sama, maka di antara mereka yang
lebih dulu tamat dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi.
b. Tingkat latihan jabatan yang digunakan untuk DUK adalah jumlah
jam pelajaran tidak kurang dari 100 jam pelajaran.
Kembali ke daftar isi
99
14. Cuti Pegawai
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBERIAN CUTI PEGAWAI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Hak setiap pegawai negeri sipil yang diberikan oleh instansi sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
Cuti terdiri atas:
a. Cuti tahunan.
b. Cuti sakit.
c. Cuti bersalin.
d. Cuti alasan penting.
e. Cuti besar.
f. Cuti di luar tanggungan negara.
TUJUAN
Sebagai acuan penetapan pemberian cuti pegawai Fakultas Teknik
Universitas Andalas.
KEBIJAKAN
Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 1976
PROSEDUR
1. Pegawai mengajukan permohonan cuti yang akan diambil dengan
mengisi formulir yang telah disediakan dan ditujukan kepada Kabag.
TU melalui atasan langsung masing-masing setelah ditandatangani oleh
yang bersangkutan.
2. Atasan langsung memberikan pertimbangan.
3. Atasan langsung menyampaikan permohonan cuti tersebut kepada
bagian Keuangan dan Kepegawaian.
4. Kepegawaian meneliti cuti apa saja yang pernah/belum diambil.
5. Kepegawaian memproses dan meneruskan permohonan cuti tersebut
kepada Kabag. TU.
6. Kabag. TU menyetujui permohonan cuti tersebut dan Kasubag
Kepegawaian membuatkan surat cuti yang bersangkutan.
7. Surat cuti di paraf oleh Kasubag Keuangan dan Kepegawaian dan
Kabag. TU kemudian ditandatangani oleh Pembantu Dekan II.
8. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian menyerahkan surat cuti pada
yang bersangkutan dan memasukan arsip pada file yang bersangkutan.
UNIT TERKAIT
1. PNS di lingkungan Fakultas Teknik Univesitas Andalas.
2. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian/atasan langsung.
3. Kabag. TU dan Pembantu Dekan II.
Kembali ke daftar isi
100
15. Pensiun PNS/Meninggal Dunia
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PELAKSANAAN PENSIUN PNS / MENINGGAL DUNIA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Batas usia pensiun bagi PNS adalah 56 tahun dan yang meninggal dunia
sebelum sampai masa pensiun. Besarnya pensiun pegawai 2,5 % dari dasar
pensiun untuk tiap-tiap tahun masa kerja.
Penerimaan uang Pensiun pegawai sebulan sebanyak-banyaknya adalah
75% dari gaji pokok dan masa persiapan pensiun (MPP) bagi tenaga PNS
adalah satu tahun.
TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pengurusan pensiun PNS atau yang telah
meninggal dunia
KEBIJAKAN
UU No. 11 Tahun 1969
UU No. 42 Tahun 1999
PP No. 34 Tahun 2003
PROSEDUR
1. Sekurang-kurangnya satu tahun sebelum pegawai yang bersangkutan
pensiun, Kasubag Keuangan dan Kepegawaian telah membuat usulan
pensiun.
2. Subag Keuangan dan Kepegawaian membuat surat pemberitahuan
pensiun kepada yang bersangkutan atau yang meninggal dunia.
3. Surat pemberitahuan pensiun diteruskan ke Kabag Tata Usaha untuk
ditandatangani oleh Pembantu Dekan II.
4. Surat pemberitahuan yang telah ditandatangani oleh Pembantu Dekan II
dikirim kepada yang bersangkutan.
5. Bagi pegawai yang meninggal dunia, surat keterangan kematian diurus
ke kelurahan dan diketahui oleh camat. Surat keterangan harus
dilengkapi dengan kartu keluarga, KTP ahli waris yang tercantum dalam
KP4 dan lain-lain.
6. Usulan pensiun diteruskan ke Kabag, TU untuk ditandatangani PD II.
7. Usulan yang telah ditandatangani dikirimkan ke Unand untuk diproses
selanjutnya.
UNIT TERKAIT
1. PNS di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
2. Universitas Andalas.
3. KPKN Padang.
Kembali ke daftar isi
101
16. Pensiun Meninggal Dunia ( Pensiun Janda/Duda )
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGURUSAN PENSIUN MENINGGAL DUNIA ( PENSIUN
JANDA/DUDA )
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pegawai yang meninggal dunia sebelum sampai masa pensiun pegawai
tersebut
TUJUAN
Sebagai pedoman pengurusan pensiunan janda/duda atau yang telah
meninggal dunia
KEBIJAKAN
UU No. 11 Tahun 1969
UU No. 42 Tahun 1999
PP No. 34 Tahun 2003
PROSEDUR
I. Ahli waris menyediakan dokumen sebagai berikut:
1. Surat permohonan dari ahli waris yang bersangkutan.
2. Fotokopi surat nikah yang disahkan oleh camat.
3. Daftar susunan keluarga yang disahkan oleh camat.
4. Akta kelahiran anak yang disahkan oleh camat.
5. Surat keterangan kematian yang disahkan oleh camat.
6. Surat keterangan janda/duda yang disahkan oleh camat.
7. Fotokopi NIP/Karpeg.
8. Surat permohonan pembayaran pensiun pertama bagi janda/duda.
9. Fotokopi surat keputusan impassing gaji.
10. Fotokopi SK calon pegawai negeri.
11. Fotokopi SK terakhir.
12. Fotokopi kenaikan gaji berkala terakhir.
13. Fotokopi surat pernyataan alamat menetap setelah pensiun yang
disahkan oleh camat.
14. Fotokopi surat penunjukan suami/istri yang disahkan oleh camat.
15. Surat keterangan penghentian pembayaran sementara (SKPPS).
16. Fotokopi kartu peserta Taspen.
17. Pas Photo suami/istri ukuran 4x6 = 4 buah.
II. Bahan tersebut dikirim ke Bagian Kepegawaian Rektorat untuk diproses
selanjutnya.
102
UNIT TERKAIT
PNS di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
Universitas Andalas.
KPKN Padang.
Kembali ke daftar isi
103
17.Mutasi Pegawai
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
MUTASI PEGAWAI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
a. Mutasi adalah pemindahan pegawai dari satu unit kerja ke unit kerja
lain yang berbeda bidang tugasnya di lingkungan fakultas atau di luar
fakultas di dalam lingkungan Unand.
b. Mutasi diperlukan dalam rangka meningkatkan prestasi kerja dan
kebutuhan organisasi.
c. Mutasi dilakukan bila dianggap perlu untuk menghindari kejenuhan
pegawai.
TUJUAN
Sebagai pedoman dalam melaksanakan mutasi pegawai.
KEBIJAKAN
Berdasarkan manual dan uraian tugas Fakultas Teknik Univesitas Andalas
PROSEDUR
1. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap kebutuhan mutasi
tenaga pegawai yang telah menduduki jabatan 2 s/d 4 tahun,
utusan dari jurusan dan unit lain.
2. Konsep mutasi di dalam atau keluar fakultas dibawa pada rapat
pimpinan tingkat fakultas untuk mendapatkan persetujuan.
3. Hasil rapat mutasi dibuat oleh bagian Kepegawaian untuk
diterbitkan sebagai Surat Keputusan Dekan.
UNIT TERKAIT
Seluruh PNS di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
104
18. Penyelesaian Kasus Perceraian Pegawai Negeri
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENYELESAIAN KASUS PERCERAIAN PEGAWAI NEGERI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses penyelesaian kasus pegawai tentang perpisahan suami atau istri PNS
karena sebab-sebab tertentu.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk penyelesaian kasus
pegawai.
KEBIJAKAN
PP No. 10 Tahun 1983 tentang perkawinan dan perceraian PNS.
PROSEDUR
1. Kasubag. Keuangan & Kepegawaian menerima laporan atau
pengaduan dari isteri atau suami pegawai bahwa isteri/suami telah
melanggar janji perkawinan.
2. Kasubag. Keuangan & Kepegawaian meneruskan laporan tersebut ke
Kabag. TU dan Kabag. TU meminta yang bersangkutan untuk
membuat surat panggilan.
3. Kabag. TU dan Kasubag Keuangan dan Kepegawaian memberikan
pengarahan untuk rukun kembali yang dilaporkan secara tertulis pada
Pembantu Dekan II.
4. Apabila tidak dapat rukun kembali, maka kasus ini diteruskan ke
Pembantu Dekan II (Dekan) untuk dapat diselesaikan dengan baik.
5. Kasus disidangkan dan dibuatkan berita acara pemeriksaan kemudian
disampaikan ke Universitas Andalas.
UNIT TERKAIT
Seluruh PNS di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas.
Kembali ke daftar isi
105
19. Pemeriksaaan Pembinaan Pegawai Indisipliner
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMERIKSAAN/PEMBINAAN PEGAWAI INDISIPLINER
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pemeriksaan bagi PNS yang melanggar peraturan-peraturan kepegawaian.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pembinaan dan pemeriksaan
pegawai yang melakukan tindakan indisipliner/pelanggaran terhadap PP
No. 30 tahun 1980
KEBIJAKAN
PP No. 30 Tahun 1980 tentang disiplin pegawai.
PROSEDUR
1. Pegawai yang melanggar disiplin ditegur oleh atasan langsung
sekurang-kurangnya 3 kali.
2. Pegawai yang tidak mengindahkan teguran atasan langsung dilaporkan
secara tertulis kepada Kabag. Tata Usaha.
3. Kabag. Tata Usaha melalui Kasubag. Keuangan & Kepegawaian
membuat surat perintah kepada Tim Pemeriksa dan Pembinaan untuk
memeriksa pegawai yang melanggar disiplin.
4. Ketua Tim Pemeriksa Pegawai membuat berita acara pemeriksaan.
5. Berita acara ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan dan
diperiksa oleh ketua dan semua anggota Tim.
6. Tim memberikan waktu kepada pegawai negeri yang diperiksa untuk
melakukan perbaikan kinerja paling lama 2 (dua) bulan.
7. Tim membuat laporan hasil pemeriksaan kepada PD II.
8. Apabila dalam jangka waktu yang diberikan kepada pegawai ternyata
belum ada perbaikan kinerja, maka Tim membuat rekomendasi kepada
PD II untuk mengambil tindakan hukuman kepada pegawai yang
bersangkutan.
9. Apabila pegawai yang diperiksa sudah melakukan perubahan perbaikan
kinerjanya, maka tim melaporkan kinerja yang bersangkutan.
UNIT TERKAIT
. PD II/ KTU/ Ksubag Kepegawaian
Kembali ke daftar isi
106
20.Hukuman Disiplin
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
HUKUMAN DISIPLIN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
HALAMAN
S O P
TANGGAL TERBIT
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Hukuman disiplin diberikan kepada karyawan yang melakukan
pelanggaran sebagai berikut:
1. Melalaikan kewajiban pegawai.
2. Menyalahgunakan wewenang.
3. Tanpa izin pimpinan menjadi pegawai atau bekerja di tempat lain.
4. Menyalahgunakan uang, atau barang berharga milik negara.
5. Bertindak sewenang-wenang terhadap bawahan.
6. Mengahalangi berjalannya tugas kedinasan.
7. Melakukan pungutan yang tidak sah dalam bentuk apapun juga dalam
melaksanakan tugasnya untuk kepentingan pribadi.
Tingkat hukuman disiplin :
1. Hukuman disiplin ringan: teguran lisan, teguran tertulis, pernyataan
tidak puas.
2. Hukuman disiplin sedang: penundaan KGB paling lama 1 tahun,
penurunan gaji sebesar 1 x KGB paling lama 1 tahun, penundaan
kenaikan pangkat paling lama 1 tahun.
3. Hukuman disiplin berat: penurunan pangkat lebih rendah untuk paling
lama 1 tahun, pembebasan dari jabatan, pemberhentian dengan hormat
tidak atas permintaan sendiri, pemberhentian tidak hormat sebagai
pegawai.
TUJUAN
Sebagai pedoman untuk menjalankan hukuman disiplin.
KEBIJAKAN
PP No. 30 Tahun 1980 tentang disiplin pegawai.
PROSEDUR
1. Yang bersangkutan dipanggil oleh atasan langsung dengan surat resmi
untuk dimintai keterangan
2. Atasan langsung melaporkan pelanggaran tersebut kepada Kasubag.
Keuangan dan Kepegawaian dan Kabag. TU.
3. KTU membuat surat perintah untuk melakukan pemeriksaan pada
Kasubag yang bersangkutan untuk diproses.
Kembali ke daftar isi
107
21. Pengusulan dan Pembayaran Gaji Pegawai
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGUSULAN DAN PEMBAYARAN GAJI PEGAWAI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
HALAMAN
TANGGAL TERBIT
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Pengajuan daftar gaji dan tunjangan lainnya serta pembayaran gaji bagi
seluruh pegawai Fakultas Teknik Universitas Andalas.
TUJUAN
Sebagai pedoman mengenai pengusulan dan pembayaran gaji dan
tunjangan lainnya bagi pegawai Fakultas Teknik Universitas Andalas.
KEBIJAKAN
PP No.11 Tahun 2003
PROSEDUR
1. Pembuat daftar gaji mengumpulkan data gaji pegawai untuk proses
perubahan gaji dan tunjangan lainnya setiap bulan.
2. Pembuat daftar gaji menyusun daftar usulan perubahan gaji pegawai
yang naik pangkat, kenaikan gaji berkala dan kenaikan tunjangan sesuai
dengan SK pegawai yang bersangkutan sebelum tanggal 10 bulan
berikutnya.
3. Daftar gaji yang telah ditandatangani oleh pembuat daftar diserahkan
kepada Kasubag. Keuangan dan Kepegawaian, kemudian dilanjutkan
ke Kabag. TU untuk diverifikasi dan diparaf selanjutnya ditandatangani
oleh Pembantu Dekan II
4. Daftar usulan permintaan gaji dikirim ke Universitas Andalas setiap
tanggal 1 s/d 10 setiap bulannya.
5. Sebelum akhir bulan diambil potongan gaji baik itu potongan bank,
koperasi dan potongan-potongan lainnya.
6. Golongan III & IV pembayaran gaji di transfer pada rekening tabungan
masing-masing dan untuk golongan II ke bawah dibayarkan langsung
pada pegawai yang bersangkutan.
7. Slip gaji diberikan pada pegawai yang bersangkutan dan
penandatanganan amprah.
Kembali ke daftar isi
108
22. Pembayaran SPP/DPP DIPA
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBAYARAN SPP-DPP DAFTAR ISIAN PENGGUNAAN
ANGGARAN (DIPA).
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
HALAMAN
S O P
TANGGAL TERBIT
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses penerimaan dan pengeluaran dana menurut aturan yang berlaku dan
dapat dipertanggungjawabkan.
TUJUAN
Sebagai pedoman pengelolaan dana yang baik dan terkendali menurut
anggaran yang telah disetujui.
KEBIJAKAN
1. Sesuai dengan peraturan DIPA tahun 2005.
2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang perbendaharaan negara.
3. UU No. 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan keuangan negara.
PROSEDUR
1. Jurusan mengajukan surat permintaan dana (amprah honor dan kegiatan
lainnya).
a. Membuat permintaan dana, berdasarkan anggaran DUK belanja bulan
yang akan datang.
b. Minta persetujuan PD II.
c. Meminta persetujuan penanggung jawab kegiatan (PD II) dengan
membubuhkan tanda tangan.
d. Memasukan surat permintaan dana ke PR II Unand.
2. Jurusan menerima dana sesuai dengan permintaan.
3. Jurusan melakukan pembayaran honor, biaya penelitian, pembelian
ATK dan lain-lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
a. Pembayaran honor.
b. Pembelian ATK
- Menerima permintaan belanja dari bagian perlengkapan yang telah
disetujui oleh PD II.
- Membuat kwitansi pembayaran.
- Meminta persetujuan PD II (paraf yang bersangkutan).
- Meminta persetujuan penanggung jawab kegiatan (Pembantu
Dekan II, tandatangan).
Kembali ke daftar isi
109
23. Pembayaran Dana Biaya Operasional (DBO)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBAYARAN DANA BIAYA OPERASIONAL (DBO)
DAFTAR ISIAN PENGGUNAAN ANGGARAN (DIPA )
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Permintaan honor bimbingan TA mahasiswa dan kebutuhan operasional
rumah tangga dan kebutuhan ATK dalam kegiatan belajar mengajar.
TUJUAN
Memperlancar proses belajar mengajar di Fakultas Teknik Universitas
Andalas.
KEBIJAKAN
1. Peraturan DIPA tahun 2005.
2. UU No.1 Tahun 2004 tentang perbendaharaan negara.
3. UU No. 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan keuangan negara.
PROSEDUR
1. Jurusan mengajukan surat permintaan dana berdasarkan amprah honor
bimbingan TA mahasiswa yang telah ditandatangani oleh penerima dan
penanggung jawab kegiatan tersebut.
2. Jurusan membuat permintaan barang kebutuhan operasional rumah
tangga Fakultas Teknik Unand.
3. Jurusan membuat permintaan alat tulis kantor per triwulan untuk
menunjang proses belajar mengajar.
4. Jurusan membuat laporan keuangan pada akhir tahun.
5. Fakultas menerima amprah honor yang telah dibuat oleh masing-masing
Jurusan.
6. Fakultas membuatkan surat tugas pembimbing TA yang ditandatangani
oleh Dekan
7. Fakultas membuat surat permintaan dana yang akan dimasukkan ke
Rektorat.
8. Fakultas memasukan SPJ ke Rektorat.
9. Fakultas mengambilkan dananya.
10. Fakultas membagikan dana kepada masing-masing jurusan melalui
kajur dan sekjur.
Kembali ke daftar isi
110
24. Permintaan Dana Praktikum Jurusan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERMINTAAN DANA PRATIKUM JURUSAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
HALAMAN
S O P
TANGGAL TERBIT
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Menerima dan mengeluarkan dana menurut aturan yang berlaku dan dapat
dipertanggungjawabkan.
TUJUAN
Sebagai pedoman pengelolaan dana yang baik dan terkendali menurut
anggaran yang telah disetujui.
KEBIJAKAN
1. Peraturan DIPA Tahun 2005.
2. UU No.1 Tahun 2004 tentang perbendaharaan negara.
3. UU No. 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan keuangan negara.
PROSEDUR
1. Jumlah dana yang akan diterima oleh masing-masing jurusan
ditentukan berdasarkan jumlah mahasiswa yang terdaftar.
2. Jurusan mengajukan permintaan dana dengan melaporkan SPJ
dilengkapi dengan kwitansi pembelian ATK, bahan habis pakai
yang sesuai dengan kebutuhan pratikum atau dengan honor
pratikum sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:
3. Jumlah SPJ/kwitansi pembelian sebanyak 6 rangkap asli.
4. SPJ dengan jumlah dana di atas Rp 1.000.000,- harus
menggunakan materai Rp 6.000,- dan dilengkapi dengan PPN dan
PPH (nomor NPWP toko).
5. SPJ dengan jumlah dana di atas Rp.250.000,- harus menggunakan
materai Rp 3000,-.
6. Kwitansi pembelian barang dengan jumlah dana di atas Rp
1.000.000,- dan pembelian jenis bahan lainnya harus disertai
lampiran faktur pembelian.
7. SPJ honor pratikum mengikuti ketentuan sbb:
8. Absen pratikum 6 rangkap.
9. SK pratikum 6 rangkap.
10. Jumlah honor pratikum sebaiknya di bawah Rp 5.000.000,-
sehingga mempermudah dan mempercepat pemberian dana.
Kembali ke daftar isi
111
25. Permintaan Dana dan Pembayaran Non Reguler
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERMINTAAN DANA DAN PEMBAYARAN NON REGULER
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Permintaan dan pengeluaran dana menurut aturan yang berlaku dan dapat
dipertanggungjawabkan.
TUJUAN
Sebagai pedoman pengelolaan dana yang baik dan terkendali menurut
anggaran yang telah disetujui.
KEBIJAKAN
Peraturan DIPA Tahun 2005.
UU No.1 Tahun 2004 tentang perbendaharaan negara.
UU No. 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan keuangan negara.
PROSEDUR
1. Juru Bayar mengajukan surat permintaan dana (amprah honor dan
kegiatan lainnya).
2. Surat permintaan dana dibuat berdasarkan anggaran belanja bulan
yang akan datang.
3. Juru bayar meminta persetujuan Ka. Prog dan Ketua Jurusan.
4. Juru bayar meminta persetujuan penanggung jawab kegiatan (PD
II) dengan membubuhkan tanda tangan.
5. Juru bayar memasukan surat permintaan dana ke PR II Unand.
6. Juru bayar menerima dana sesuai dengan permintaan.
7. Juru bayar melakukan pembayaran honor, biaya penelitian,
pembelian ATK dan lain-lain sesuai dengan ketentuan yang
berlaku sebagai berikut:
8. Juru bayar membayarkan permintaan belanja dari bagian
perlengkapan yang telah disetujui oleh Ka. Prog. dan Ketua
Jurusan.
9. Juru bayar membuat kwitansi pembayaran.
10. Juru bayar meminta paraf Ka.Prog. dan Ketua Jurusan.
11. Juru bayar meminta tandatangan penanggung jawab kegiatan (PD
II).
Kembali ke daftar isi
112
26. Permintaan Dana SPP/DPP
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERMINTAAN DANA SPP DAN DPP
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Penerimaan dan pengeluaran dana menurut aturan yang berlaku dan dapat
dipertanggungjawabkan.
TUJUAN
Sebagai pedoman pengelolaan dana yang baik dan terkendali menurut
anggaran yang telah disetujui.
KEBIJAKAN
Peraturan DIPA Tahun 2005.
UU No.1 Tahun 2004 tentang perbendaharaan negara.
UU No. 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan keuangan negara.
PROSEDUR
1. Mengajukan SPJ masing-masing item yang ada dalam kegiatan
tersebut. Karena kegiatan belum memiliki dana awal, maka item
yang diajukan sebaiknya adalah yang pembuatan SPJ nya tidak
memerlukan dana, seperti item honorarium yaitu dengan membuat
amprah yang ditandatangani oleh penerima honor. SPJ untuk
pengadaan barang dilakukan dengan mencari rekanan yang
memenuhi persyaratan yang akan membuat penawaran kepada
pejabat yang ditunjuk. Pengelola kegiatan akan menerima barang
yang diminta jika proses kontrak sudah dilakukan antar rekanan
dengan penanggung jawab kegiatan.
2. SPJ dibuat enam rangkap dan disampaikan ke Bendahara Fakultas
untuk diproses ke Bendahara Rektorat. Proses pengurusan ke
tingkat Rektorat membutuhkan waktu paling cepat 1 minggu.
3. Untuk pembelian barang atau honor di atas Rp 5.000.000,-, maka
pembayaran dilakukan melalui rekening Fakultas (PD2), sedangkan
pembayaran di bawah Rp 5.000.000,- dibayar secara tunai oleh
bendahara Unand.
4. SPJ/kwitansi konsumsi harus dilampirkan dengan daftar hadir.
Kembali ke daftar isi
113
27. Pembuatan Kwitansi
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN KWITANSI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Tanda bukti pembayaran dan penggunaan dana.
TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pengeluaran dana sesuai dengan permintaan dana
yang telah direalisasikan.
KEBIJAKAN
Peraturan DIPA Tahun 2005.
UU No.1 Tahun 2004 tentang perbendaharaan negara.
UU No. 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan keuangan negara.
PROSEDUR
1. Untuk pembelian barang, kwitansi diketik rangkap 6(enam) dan
ditandatangani oleh yang menerima serta diberi stempel.
2. Kwitansi seharga Rp 250.000,- s/d Rp 999.999,- harus memakai
materai Rp 3000,- dan ditandatangani oleh penerima (pembelian
barang).
3. Kwitansi seharga Rp 1.000.000,- s/d Rp 4.999.999,- harus
dilengkapi materai Rp 6.000,-. Pembelian barang dari toko, harus
memakai NPWP sebab kita akan dikenakan PPN 10% dari total
belanja kemudian dikenakan PPH 1,5% dari nilai PPN.
4. Kalau berbentuk honor golongan IIIa ke atas dikenakan PPH 15%.
5. Kalau berbentuk perawatan atau perbaikan dikenakan PPN 10%
ditambah atau PPH 6%.
Kembali ke daftar isi
114
28. Pembuatan SPK
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN SURAT PERINTAH KERJA (SPK)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
HALAMAN
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
SPK adalah tanda pembayaran dan penggunaan dana.
TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pengeluaran dana sesuai dengan permintaan dana
yang telah direalisasikan.
KEBIJAKAN
Peraturan DIPA Tahun 2005.
UU No.1 Tahun 2004 tentang perbendaharaan negara.
UU No. 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan keuangan negara.
PROSEDUR
Penggunaan dana dengan jumlah di atas Rp 5.000.000,- s/d Rp
49.999.999,- harus dibuatkan SPK dengan kelengkapan sebagai
berikut:
a. Surat permintaan penawaran oleh panitia penunjukan
langsung.
b. Surat balasan penawaran harga yang menggunakan materai
Rp 6.000,- oleh rekanan.
c. Evaluasi penawaran.
d. Negosiasi
e. Surat usulan penunjukan dari panitia.
f. Surat penunjukan dari pimpinan (PD II).
g. SPK dari tanggal…….s/d tanggal………
h. Berita acara penilaian kemajuan pekerjaan.
i. Berita acara serah terima pekerjaan.
j. Berita acara serah terima barang dari pimpinan ke panitia.
k. Berita acara pembayaran.
l. Kwitansi pembayaran.
m. Barang-barang yang dibeli dibukukan di bagian
perlengkapan dan dibuatkan bukti pengeluarannya ke
masing-masing bagian/ jurusan.
Kembali ke daftar isi
115
V. BAGIAN KEMAHASISWAAN
A. URAIAN TUGAS
1. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KEPALA SUB BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
HALAMAN
TANGGAL TERBIT
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
TUGAS POKOK
Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan menilai
pelaksanaan kegiatan bawahan di lingkungan sub. bagian kemahasiwaan.
WEWENANG
Menegur bawahan yang lalai dalam melaksanakan tugas
2. Menyetujui cuti/izin bawahan
3. Memberikan nilai DP3 bawahan
4. Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan
5. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak sesuai dengan ketentuan
6. Meminta petunjuk atasan
TANGGUNG JAWAB
1. Ketetapan kebenaran program kerja dalam pelaksanaan tugas
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja dan kesediplinan
bawahan
3. Ketepatan dan kebenaran konsep laporan
URAIAN TUGAS
1. Menyusun program kerja tahunan sub bagian kemahasiswaan
2. Menghimpun, dan mengkaji peratutan perundang-undangan di
bidang kemahasiswaan
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang
kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan
5. Mempersiapkan usul pemilihan Mahasiswa Berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan
7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan
8. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan
kesejahteraan mahasiswa
9. Melakukan penyajian seleksi dan pengusulan mahasiswa yang akan
tinggal di asrama mahasiswa Air Tawar
10. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan
Kembali ke daftar isi
116
2. Urusan Kemahasiswaan dan Alumni
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
URUSAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Kepala Urusan Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
TUGAS POKOK
Pelayanan surat, informasi, beasiswa dan alumni.
WEWENANG
1. Memberi pengarahan kepada mahasiswa
2. Meminta data dan informasi kepada unit lain
3. Menolak permohonan beasiswa
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran data mahasiswa dan alumni
2. Kelancaran dan ketepatan waktu dalam pelaksanaan tugas
URAIAN TUGAS
1. Melaksanakan administrasi Kemahasiswaan dan Alumni
2. Mengolah, mengklasifikasikan dan menyempurnakan
data/informasi di bidang kemahasiswaan
3. Melaksanakan administasi Pembinaan, Penalaran, Minat dan Bakat
4. Melaksanakan seleksi pemberian beasiswa.
5. Melaksanakan administrasi pembayaran Potmatek
6. Melaporkan kegiatan kepada atasan.
7. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan.
Kembali ke daftar isi
117
B. KEGIATAN
1. Surat Keterangan Kuliah
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
SURAT KETERANGAN KULIAH
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Surat yang menerangkan bahwa mahasiswa tersebut masih kuliah dan
terdaftar pada semester yang sedang berjalan
TUJUAN
Untuk mendapatkan pembayaran Tunjangan Keluarga bagi Orang Tua
Mahasiswa yang PNS
KEBIJAKAN
Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2001
PROSEDUR
a. Mahasiswa menyerahkan kepada staf bagian kemahasiswaan dengan
melampirkan:
1. Fotokopi surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran
tunjangan keluarga atau KP4,
2. Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa
3. Bagi Mahasiswa yang orang tuanya sudah pensiun, surat KP4
diganti dengan fotokopi SK surat pensiun orang tua yang
bersangkutan
4. Bagi mahasiswa yang orang tuanya pegawai swasta, surat KP4
diganti dengan surat keterangan dari perusahaan
b. Staf bagian kemahasiswaan membuatkan surat yang ditandatangani oleh
Kasubag kemahasiswaan
c. Surat yang telah dicap diserahkan kepada mahasiswa.
UNIT TERKAIT
Kantor Perbendaharaan Negara (KPN) dan Instansi ybs.
Kembali ke daftar isi
118
2. Permohonan Berhenti Kuliah Sementara
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PERMOHONAN BERHENTI KULIAH SEMENTARA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses administarsi yang harus dilalui oleh mahasiswa yang akan istirahat
kuliah sementara, karena keadaan terpaksi paling lama 4 semester aktif.
TUJUAN
Sebagai acuan prosedur untuk istirahat kuliah sementara secara resmi dan
tidak dihitung sebagai masa studi
KEBIJAKAN
SK Rektor No. 836/XIV/Unand/2005 pasal 46
PROSEDUR
1. Mahasiswa melapor kepada bagian Kemahasiswaan bahwa ia akan
istirahat dan Subag Kemahasiswaan menanyakan alasannya
2. Memfotokopi formulir BSS sebanyak 2 rangkap, kemudian diisi
dan diparaf oleh Kasubag Kemahasiswaan dan Ketua Jurusan,
KTU dan Pembantu Dekan I
3. Formulir diserahkan kepada petugas resepsionis untuk
ditandatangani oleh Dekan
4. Formulir dikembalikan ke bagian kemahasiswaan untuk distempel
dan satu (1) lembar ditinggal sebagai arsip
5. Arsip difotokopi untuk mahasiswa dan arsip yang asli diberikan ke
Rektorat (BAAK) untuk dibuatkan SK nya
UNIT TERKAIT
1. Bagian Akademik Fakultas
2. Jurusan
3. BAAK
Kembali ke daftar isi
119
3. Permohonan Aktif Kuliah
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGURUSAN PERMOHONAN AKTIF KEMBALI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Proses administarsi yang harus dilalui oleh mahasiswa untuk aktif kembali
setelah istirahat kuliah.
TUJUAN
Untuk aktif secara resmi sebagai mahasiswa.
KEBIJAKAN
SK Rektor No. 836/XIV/Unand/2005 pasal 46
PROSEDUR
1. Mengambil formulir permohonan aktif kuliah di bagian kemahasiswaan
dengan memperlihatkan formulir permohonan berhenti sementara dan
SK istirahat dari Rektor
2. Formulir difotokopi sebanyak 2 rangkap, kemudian diisi dan diparaf
oleh Kasubag Kemahasiswaan, Ketua Jurusan, KTU dan Pembantu
Dekan I
3. Formulir diserahkan pada petugas resepsonis untuk ditandatangani oleh
Dekan
4. Formulir dikembalikan ke Bagian Kemahasiswaan untuk di stempel
dan satu (1) lembar tinggal sebagai arsip
5. Arsip difotokopi untuk mahasiswa dan arsip yang asli diberikan ke
Rektorat (BAAK) untuk dibuatkan SKnya
UNIT TERKAIT
1. Bagian Akademik Fakultas
2. Jurusan
3. BAAK
Kembali ke daftar isi
120
4. Surat Keterangan Terdaftar
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
SURAT KETERANGAN TERDAFTAR
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Surat yang menyatakan bahwa yang bersangkutan benar terdaftar sebagai
mahasiswa di fakultas teknik.
TUJUAN
1. Untuk mendapatkan beasiswa dari luar Universitas Andalas
2. Untuk mendapatkan Kartu Askes/Kesehatan/Asuransi Takaful
KEBIJAKAN
SK REKTOR No.836/XIV/Unand/2005pasal 45.
PROSEDUR
1. Melampirkan fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa
2. Staf administrasi kemahasiswaan memberikan nomor dan membuatkan
surat yang ditandatangani oleh Kasubag kemahasiswaan
3. Mahasiswa dapat mengambil surat yang telah di cap dengan tanda
terima dari mahasiswa tersebut.
UNIT TERKAIT Instansi Pemberi Beasiswa
Kembali ke daftar isi
121
5. Surat Keterangan Pembuatan KTM Hilang
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
SURAT KETERANGAN PEMBUATAN KTM HILANG
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Surat yang menyatakan bahwa KTM hilang
TUJUAN
Untuk pembuatan kartu tanda mahasiswa baru, KHS dan lain-lain.
KEBIJAKAN
Mahasiswa yang betul-betul tidak dapat meminta surat keterangan hilang
dari kepolisian dengan alasan yang tepat dan dapat diterima maka bagian
kemahasiswaan dapat membuatkannya.
PROSEDUR
1. Membuat surat keterangan yang ditandatangani oleh Kasubag
Kemahasiswaan dengan mencantumkan Nomor Buku Pokok mahasiswa
dan melampirkan Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian setempat
2. Setelah di cap, diberikan kepada mahasiswa
UNIT TERKAIT
1. BAAK Universitas Andalas
2. Kepolisian
Kembali ke daftar isi
122
6. Calon Penerima Beasiswa
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
CALON PENERIMA BEASISWA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Bantuan berbentuk uang yang diberikan kepada mahasiswa yang memenuhi
kriteria tertentu dengan maksud untuk mempelancar proses belajarnya
TUJUAN
1. Membantu mahasiswa yang kurang mampu dan mempunyai
prestasi belajar sehingga memperlancar proses belajarnya
2. Membantu usaha pemerintah dalam pemerataan pendidikan
KEBIJAKAN
Buku Informasi Salingka Unand hal 39.
PROSEDUR
1. Bagian Kemahasiswaan menempelkan pengumuman calon
penerima beasiswa pada papan pengumuman di dekanat dan
jurusan.
2. Mahasiswa mendaftarkan diri ke Bagian Kemahasiswaan sesuai
dengan persyaratan yang telah ditentukan
3. Tim yang terdiri atas PD III, Kajur, KTU dan Kasubag
Kemahasiswaan melaksanakan seleksi bahan administrasi. Apabila
ada data yang tidak lengkap, mahasiswa diminta melengkapi dan
menyerahkan ke Bagian Kemahasiswaan
4. Hasil seleksi diteruskan ke Universitas Andalas
5. Tim Universitas Andalas melakukan seleksi dan apabila data tidak
lengkap, bahan dikembalikan lagi ke fakultas
6. Pembuatan SK oleh Rektor
7. SK dikirim ke fakultas untuk diberitahukan dan ditempel di setiap
Jurusan
8. Fakultas menyiapkan surat pengantar untuk pengambilan dana
UNIT TERKAIT
1. Bagian Kemahasiswaan Universitas Andalas
2. Instansi pemberi beasiswa
3. Jurusan
4. Bagian Akademik Fakultas
Kembali ke daftar isi
123
7. Surat Pengantar Beasiswa
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
SURAT PENGANTAR BEASISWA
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Surat yang menerangkan bahwa mahasiswa yang bersangkutan betul
mendapatkan beasiswa
TUJUAN
Untuk menunjukkan kepada Bagian Kesejahteraan Mahasiswaan
Universitas Andalas bahwa yang bersangkutan adalah penerima beasiswa
dari Fakultas Teknik Unand
KEBIJAKAN
Buku Informasi Salingka Unand hal. 39
PROSEDUR
1. Mahasiswa melaporkan diri kepada Staf Administrasi Kemahasiswaan
bahwa namanya terdaftar sebagai penerima beasiswa dengan
memperlihatkan Kartu Tanda Mahasiswa
2. Staf Administrasi mencocokkan Kartu Tanda Mahasiswa tersebut
dengan daftar penerima beasiswa
3. Staf Administrasi Kemahasiswaaan memberikan nomor dan
membuatkan surat dan ditandatangani oleh Kasubag Kemahasiswaan
4. Setelah di cap, mahasiswa sudah dapat mengambil dananya di bagian
Kesejahteraan Mahasiswa Rektorat
UNIT TERKAIT Kasubag Kesejahteraan Mahasiswa Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
124
8. Pemilihan Mahasiswa Berprestasi
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Mahasiswa yang berhasil mencapai prestasi tertinggi di tiap perguruan
tinggi dalam bidang ilmu/seni yang dituntutnya, berjiwa Pancasila serta
ikut ambil bagian dalam kegiatan ekstra-kurikuler sehingga patut dijadikan
kebanggaan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.
TUJUAN
1. Menanamkan sikap ilmiah dan professional di kalangan
mahasiswa
2. Merangsang mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan yang
inovatif dan produktif
3. Menanamkan kebiasaan belajar secara teratur dan tekun dalam
setiap bidang studi yang dipilihnya
4. Memberikan penghargaan kepada mahasiswa yang berprestasi
tinggi untuk merangsang mahasiswa berlomba mencapai prestasi
terbaik
KEBIJAKAN
Buku Informasi Salingka Unand hal 48
PROSEDUR
1. Mahasiswa membuat satu Karya Tulis Ilmiah dengan melampirkan:
a. Transkrip nilai yang telah dilegalisir oleh Bidang
Akademik
b. Bukti kegiatan ko-kurikuler yang diketahui PD III
c. Biodata mahasiswa yang bersangkutan
d. Pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar
2. Mahasiswa mengikuti seleksi mahasiswa berprestasi di tingkat
fakultas
3. Pemuncak dari seleksi mahasiswa berprestasi tersebut keluar
sebagai mahasiswa berprestasi utama dari Fakultas Teknik
4. Fakultas mengirimkan nama dan bahan mahasiswa berprestasi
utama ke rektorat untuk diseleksi di rektorat sebagai mahasiswa
berprestasi Universitas Andalas
UNIT TERKAIT
1. Jurusan
2. Kasubag Minat dan Peralatan Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
125
9. Lomba Karya Tulis Ilmiah (LKTI)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
LOMBA KARYA TULIS ILMIAH (LKTI)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Salah satu program pengembangan kemahasiswaan di Universitas Andalas
melalui jalur kurikuler
TUJUAN
1. Merangsang mahasiswa untuk menyampaikan aspirasi mengenai
masalah pembangunan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
2. Mengembangan kemampuan mahasiswa berkomunikasi secara ilmiah
3. Mendorong mahasiswa agar peka terhadap permasalahan pembangunan
dan ikut berperan melalui pemikiran-pemikiran ilmiah.
KEBIJAKAN
Buku Informasi Salingka Unand hal. 48
PROSEDUR
1. Fakultas mengumumkan kepada mahasiswa di tiap-tiap jurusan tentang
penyelenggaraan Lomba Karya Tulis Ilmiah (LKTI)
2. Setiap mahasiswa yang berminat membuat tulisan tersebut sesuai
dengan ketentuan yang diminta
3. Tulisan dikirim rangkap 2 (dua) ke bagian kemahasiswaan Fakultas
Teknik
4 . Tulisan dipresentasikan di hadapan tim penguji
UNIT TERKAIT Kasubag Minat dan Penalatan Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
126
10. Pembuatan Data base Alumni
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PEMBUATAN DATA BASE ALUMNI
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Data yang memuat biodata alumni secara rinci
TUJUAN
Untuk memudahkan penyajian data alumni dan mempermudah komunikasi
dengan alumni Fakultas Teknik Universitas Andalas.
KEBIJAKAN
PROSEDUR
1. Bagian Kemahasiswaan megkopi file data wisuda tiap semester
pada Bagian Akademik
2. File yang telah dikopi dipindahkan ke komputer Bagian
Kemahasiswaan
3. Staf Kemahasiswaan memindahkan data wisuda ke data alumni
yang telah ada sebelumnya, baik data alumni secara keseluruhan
maupun data alumni per jurusan
4. Data alumni direkap sesuai dengan jenis kelamin dan jurusan
masing-masing alumni
5. Bagian Kemahasiswaan membuat IPK alumni per lima tahun
terakhir
6. Bagian Kemahasiswaan memasukkan data alumni terakhir ke
grafik yang telah ada
7. Setelah selesai dimasukkan secara keseluruhan, maka data base
akan dipindahkan ke email Fakultas Teknik agar dapat dilihat oleh
alumni melalui Email : www………
8. Bagian Kemahasiswaan memperbaharui data alumni secara berkala
UNIT TERKAIT Bagian Akademik Fakultas Teknik Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
127
11. Pengumpulan Dana dari Orang Tua Mahasiswa (POTMATEK)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGUMPULAN DANA DARI
ORANG TUA MAHASISWA (POTMATEK)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Dana yang dihimpun dari orang tua mahasiswa dengan jumlah yang telah
disepakati dan administrasi sepenuhnya dikelola oleh pengurus
POTMATEK
TUJUAN
1. Menunjang kemajuan proses belajar dan mengajar
2. Menunjang kegiatan kemahasiswaan
KEBIJAKAN
1. Hasil musyawarah orang tua mahasiswa
2. Surat Keputusan Persatuan Orang Tua Mahasiswa Fakultas
Teknik Tanggal…………
PROSEDUR
1. Bagian Kemahasiswaan membuat surat edaran kepada mahasiswa
mengenai iuran Potmatek yang di tandatangani oleh Pengurus
Potmatek
Besarnya iuran ditetapkan sebagai berikut:
a. Untuk mahasiswa Angkatan 2003 ke bawah Rp 10.000,-/semester
sampai tamat.
b. Untuk mahasiswa angkatan 2004 ke atas Rp 200.000,- selama
masih menjadi mahasiswa.
2. Mahasiswa menyetorkan dana Potmatek ke Rekening PT BNI 1946
Nomor: 0051197019
a. Untuk angkatan 2003 ke bawah setiap awal semester
b. Untuk mahasiswa angkatan 2004 ke bawah sekali bayar
3. Bukti setoran dana Potmatek sebagai salah satu persyaratan
mahasiswa mendaftar ke Fakultas dengan melampirkan
UNIT TERKAIT Ketua Potmatek Fakultas Teknik Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
128
12. Pengurusan Permintaan Dana Persatuan Orang Tua Mahasiswa Fakultas Teknik (
POTMATEK)
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
PROSEDUR
PENGURUSAN PERMINTAAN DANA PERSATUAN
ORANG TUA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK
(POTMATEK)
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/1
S O P
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
PENGERTIAN
Dana yang dihimpun dari orang tua mahasiswa dengan jumlah sesuai
dengan kesepakatan dan administrasi sepenuhnya dikelola oleh pengurus
POTMATEK
TUJUAN
1. Untuk menunjang kemajuan proses belajar dan mengajar
2. Untuk menunjang kegiatan kemahasiswaan
KEBIJAKAN
1. Hasil musyawarah orang tua mahasiswa
2. Surat Keputusan Persatuan Orang Tua Mahasiswa Fakultas
Teknik Tanggal…………
PROSEDUR
1. Pembantu Dekan III, KTU dan Kasubag Kemahasiswaan
membuat rencana penggunaan dana Potmatek tiap-tiap semester
sesuai dengan alokasi penggunaan yang telah ditetapkan dan
diajukan kepada Ketua Potmatek.
2. Ketua Potmatek menyetujui alokasi dana dan menandatangani
cek sejumlah yang disetujui.
3. Pembantu Dekan III dan Bendahara menandatangani cek dan
menyerahkan SPJ semester lalu kepada Bendahara untuk
dibukukan.
4. Dana didistribusikan sesuai dengan alokasi yang telah ditetapkan.
UNIT TERKAIT
Ketua Potmatek, Pembantu Dekan III, KTU, Kasubag Kemahasiswaan
Fakultas Teknik Universitas Andalas
Kembali ke daftar isi
129
VI. JURUSAN
1. Uraian Tugas Ketua Jurusan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
KETUA JURUSAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Ketua Jurusan di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Memimpin jurusan dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat di dalam jurusannya
WEWENANG
1. Menegur staf pengajar dan pegawai Administrasi Jurusan yang lalai
dalam melaksanakan tugasnya.
2. Menentukan prioritas pekerjaan
3. Meminta petunjuk atasan
4. Memberi nilai DP3 staf pengajar dan pegawai administrasi Jurusan
5. Memaraf dan menandatangani surat-surat dinas sesuai ketentuan
6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan
7. Menyetujui izin tugas belajar, pelatihan, seminar, pengabdian pada
masyarakat.
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja.
5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
7. Kedisiplinan bawahan.
130
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Membuat konsep rencana pengembangan jurusan sebagai bahan
masukan bagi atasan.
2. Membuat pembagian tugas perkuliahan bagi dosen-dosen jurusan.
3. Mengkoordinir pembuatan silabus, sinopsis dan satuan acara
perkuliahan.
4. Mengawasi kelancaran pelaksanaan perkuliahan sehingga proses
belajar mengajar berjalan dengan baik.
5. Mengkoordinir pelaksanaan ujian-ujian.
6. Mengkoordinir pengumpulan nilai-nilai ujian.
7. Mengkoordinir kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat di lingkungan jurusan.
8. Mengkoordinir pelaksanaan konsultasi mahasiswa dengan
pembimbing akademis.
9. Membimbing mahasiswa dalam mempersiapkan rancangan
skripsi/thesis dan menunjuk dosen pembimbing.
10. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggung
jawaban.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
KUALIFIKASI
JABATAN
- Pangkat/Golongan : III/c
- Pendidikan Formal : S2
- Menguasai Bidang Akademik Pendidikan dan mempunyai kemampuan
manajerial
HUBUNGAN KERJA
1. Dekan
2. PD I, II dan III
3. KTU dan para Kasubag di lingkungan Fakultas Teknik Unand
4. Hubungan kerjasama dengan unit lainnya
5. Himpunan mahasiswa
Kembali ke daftar isi
131
2. Uraian Tugas Dan Kegiatan Sekretaris Jurusan
FAKULTAS
TEKNIK
UNAND
URAIAN TUGAS
SEKRETARIS JURUSAN
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
1/2
TANGGAL TERBIT
1 November 2005
DITETAPKAN OLEH DEKAN FT-UNAND
Febrin Anas Ismail, Dr. Eng
NIP. 131 784 924
NAMA JABATAN
Sekretaris Jurusan di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas
TUGAS POKOK
Membantu Ketua Jurusan dalam penyelenggaraan administrasi jurusan yang
berkaitan dengan staf/pengajar, mahasiswa dan tenaga administrasi
WEWENANG
1. Menegur staf/pengajar dan pegawai administrasi yang lalai dalam
melaksanakan tugasnya
2. Menentukan prioritas pekerjaan
3. Meminta petunjuk atasan
4. Memaraf surat-surat dinas sesuai ketentuan
5. Menolak hasil kerja bawahan
TANGGUNG JAWAB
1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja.
2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja.
3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas.
4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja.
5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.
6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.
7. Kedisiplinan bawahan.
132
NOMOR DOKUMEN
NOMOR REVISI
-
HALAMAN
2/2
URAIAN TUGAS
1. Membuat rencana pengembangan (studi lanjut, pelatihan staf/
pengajar, teknisi dan staf administrasi jurusan)
2. Membantu membuat pembagian tugas perkuliahan
3. Mengkoordinir tugas ketatausahaan jurusan
4. Membantu pembuatan silabusdan SAP
5. Mengawasi pelaksanaan perkuliahan, ujian
6. Mengumpulkan nilai ujian
7. Memantau kemajuan studi mahasiswa
8. Membimbing mahasiswa dalam mempersiapkan rancangan TA
9. Mengkoordinir pelaksanaan praktikum
10. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan atasan
11. Melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan
KUALIFIKASI
JABATAN
- Pangkat/Golongan : III/b
- Pendidikan Formal : S1
- Menguasai Bidang Akademik Pendidikan dan mempunyai kemampuan
manajerial
HUBUNGAN KERJA
1. Ketua Jurusan
2. Dekan
3. PD I, II dan III
4. KTU dan para Kasubag di lingkungan Fakultas Teknik Unand
5. Hubungan kerjasama dengan unit lainnya
6. Himpunan mahasiswa
Kembali ke daftar isi